Öffentlicher Dienst: Assistenz der Abteilungsleitung / Sekretär (m/w/d) in Freiberg, Sachsen von Landkreis Mittelsachsen KdOR gesucht

Öffentlicher Dienst: Assistenz der Abteilungsleitung / Sekretär (m/w/d) in Freiberg, Sachsen

Der Landkreis Mittelsachsen sucht ab sofort eine engagierte Person für die unbefristete Vollzeitstelle in der Abteilung Finanzen und Controlling am Standort Freiberg. Teilzeitmodelle sind je nach dienstlichen Erfordernissen ebenfalls möglich.

Aufgabenbereich

In dieser Position sind Sie die rechte Hand der Abteilungsleitung. Ihre Tätigkeiten umfassen die Büroorganisation und vielfältige Sekretariatsaufgaben. Dazu gehören die Terminkoordination, das Bearbeiten von Postein- und -ausgang in analoger und digitaler Form, sowie die Büromittelbewirtschaftung. Sie planen und überwachen Termine, organisieren Ablagesysteme und bereiten Dienstreisen vor.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Organisation und Protokollierung von Dienstberatungen sowie der Unterstützung bei administrativen Aufgaben, insbesondere bei Neueinstellungen und Umzugsmanagement. Sie führen die Korrespondenz sowohl innerhalb der Verwaltung als auch mit anderen Behörden und sind verantwortlich für das Vertragsmanagement.

Ihr Profil

Wir suchen eine Person mit einer erfolgreich abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung oder einer gleichwertigen Facharbeiterqualifikation, idealerweise mit mehrjähriger Erfahrung in der Assistenz oder Sekretariatsführung. Eine Affinität zu Finanzthemen im kommunalen Kontext ist wünschenswert.

Zu den wichtigsten Eigenschaften zählen Belastbarkeit, hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und sicherer Umgang mit MS Office. Zudem sollten Sie eine selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise mitbringen und Teamfähigkeit zeigen.

Wir bieten

Ihnen werden zahlreiche Vorteile des öffentlichen Dienstes geboten, etwa eine Vergütung nach TVöD, ein angenehmes Arbeitsumfeld sowie flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten. Auch die Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sind attraktiv. Zudem genießen Mitarbeiter einen überdurchschnittlichen Urlaubsanspruch von 30 Tagen.

Wenn Sie Interesse an einer abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Tätigkeit im öffentlichen Dienst haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

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Jobtitel

Assistenz der Abteilungsleitung / Sekretär (m/w/d)

Unternehmen

Landkreis Mittelsachsen KdOR

Vollständige Stellenbeschreibung

Wir besetzen in der Abteilung Finanzen und Controlling am Standort Freiberg ab sofort eine Stelle – unbefristet und in Vollzeit.Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse möglich.
Aufgaben

Büroorganisation
Sekretariatsaufgaben
Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insb. Terminkoordination, Kopierarbeiten,
Bearbeitung von Postein- und -ausgang in analoger und digitaler Form,
Büromittelbewirtschaftung für die Abteilung,
Assistenz der Abteilungsleitung
Terminplanung und -überwachung,
Organisation des Ablage- und Wiedervorlagesystems,
Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen,
Organisation, Vorbereitung und Protokollierung von Dienstberatungen und Abstimmungen,
Mitwirkung an organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalverwaltung, insb. bei Neueinstellungen,
Mitwirkung an Aufgaben der Arbeitsplatzorganisation, bspw. Umzugsmanagement,
Bündelung und Koordination von Zuarbeiten der Referate,
Führen von Korrespondenz in der Landkreisverwaltung und mit anderen staatlichen Stellen,
Vertragsmanagement für die Abteilung in eigener Verantwortung,
Informationsbeschaffung und Recherche zu ausgewählten Sachverhalten,
Mitwirkung bei der Gremientätigkeit, z. B.
Anlage und Bearbeitung von Vorlagen mit Grunddaten im Ratsinformationssystem für Ausschüsse und Kreistag inkl. Terminüberwachung,
Vorbereitung von Vorlagen bzw. Erstellung von Entwürfen,
Führen von Beschlussübersichten für politische Gremien.

Profil

eine für die Tätigkeit geeignete, erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder deren gleichgestellte Facharbeiterabschlüsse aus der ehemaligen DDR

vorzugsweise mit mehrjähriger berufspraktischer Erfahrung in der Assistenz/Büroleitung oder Sekretariatsführung (Nachweise sind bitte unbedingt beizufügen)Im Rahmen Ihrer Tätigkeit werden erwartet:

Affinität zu Finanzthemen im kommunalen Kontext,
Belastbarkeit und Fähigkeit zum Arbeiten unter Terminvorgabe,
sichere Beherrschung der deutschen Sprache und gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift,
anwendungsbereite Kenntnisse der MS Office-Anwendungen sowie die Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in relevante IT-Fachanwendungen,
gründliche, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise, sicheres Auftreten,
Organisationsfähigkeit und Flexibilität,
Kollegialität und Teamfähigkeit,
Bereitschaft zur persönlichen Fortbildung,
Führerschein Klasse B, Bereitschaft zur dienstlichen Nutzung des privaten PKW.

Wir bieten

Vergütung nach Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD),
ein gutes Arbeitsklima mit einem engagierten Team und einer qualifizierten Einarbeitung,
alle Vorteile der (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. eine jährliche Sonderzahlung, vergünstigte Versicherungstarife, die Zahlung von vermögenswirksamen Leistungen und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung im Rahmen des TVöD,
einen über der gesetzlichen Regelung liegenden Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr,
flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten,
kostenfreie Parkplätze für Fahrräder und Kraftfahrzeuge
attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
Anerkennung der einschlägigen Berufserfahrung bei der Zuordnung in eine höhere Stufe der Entgeltgruppe nach TVöD,
eine begleitende gründliche Einarbeitung.

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