Öffentlicher Dienst: Büroassistenz Rechtsamt/Sachbearbeiter (m/w/d) Haushalt in Merseburg, Sachsen-Anhalt von Landkreis Saalekreis gesucht
Öffentlicher Dienst: Büroassistenz im Rechtsamt
Im Landkreis Saalekreis wird eine Büroassistenz für das Rechtsamt/Sachbearbeiter (m/w/d) Haushaltsführung in Merseburg, Sachsen-Anhalt gesucht. Die Stelle wird in Vollzeit und unbefristet angeboten, beginnend zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
In dieser Position sind Sie die erste Ansprechperson für Besucher des Rechtsamtes. Ihre Aufgaben umfassen die Entgegennahme von Anrufen — dabei sind Sie oft der Ansprechpartner für abwesende Kollegen. Terminkoordination, die Archivierung von Unterlagen sowie die selbständige Durchführung von Schreibarbeiten gehören ebenfalls zu Ihren täglichen Herausforderungen. Zudem bearbeiten Sie den Postein- und -ausgang und sind für die zentrale Verwaltung des Behördenpostfachs zuständig, inklusive der Fristenüberwachung.
Im Bereich Haushaltsdurchführung erfassen Sie sämtliche Rechnungen und kontrollieren offene Forderungen. Auch die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnungen zählt zu Ihren Aufgaben. Bei der Haushaltsplanung bringen Sie Planzahlen zusammen, überprüfen Mittelanforderungen und arbeiten eng mit dem Amt für Finanzwesen zusammen.
Ein weiterer Aspekt Ihrer Tätigkeit umfasst die Bearbeitung von Landpachtverträgen sowie die Durchführung von Eigentümerrecherchen. Zudem unterstützen Sie die Auswahl von ehrenamtlichen Richtern, was Kommunikationsgeschick und Organisationstalent erfordert.
Ihr Profil
Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder in einem vergleichbaren Bereich. Sie sollten sicher im Umgang mit MS Office-Anwendungen sein und über ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeiten verfügen. Wichtig sind auch verhandlungssichere Deutschkenntnisse auf C1-Niveau.
Das können wir Ihnen bieten
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden, und die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 7 TVöD-VKA. Als moderner Arbeitgeber unterstützen wir die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und legen Wert auf die Berücksichtigung von Menschen mit Schwerbehinderung.
Bewerbung und Kontakt
Haben Sie Interesse? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 15.09.2025 über unsere Webseite. Bei Fragen zu Anforderungen oder Aufgaben können Sie Ihre zukünftige Vorgesetzte, Frau Butterling, unter 03461 40-2210 kontaktieren.
Nutzen Sie die Chance, Teil eines lebens- und liebenswerten Landkreises zu werden, der Tradition und Moderne vereint!
in Vollzeit zu besetzen. Das unbefristete Arbeitsverhältnis beginnt zum nächstmöglichen Zeitpunkt.Ihre AufgabenschwerpunkteAllgemeine Assistenztätigkeit
erste Ansprechperson für Besucher des Rechtsamtes
Annahme der Anrufe, auch in Vertretung für abwesende Kollegen, samt Auskunftserteilung
Terminkoordination samt Überwachung und Wiedervorlage
Archivierung von Unterlagen/Neuorganisation von Unterlagen und Kontrolle
Büromaterialbestellung, Schadensmeldungen und Inventarisierung für das Rechtsamt bearbeiten
selbständige Schreibarbeiten durchführen
tägliche analoge und digitale Bearbeitung des Postein- und Postausgangs
zentrale Bearbeitung des Behördenpostfachs inkl. Fristenüberwachung
Weiterleiten von Unterschriftsmappen und Botengängen
Erstellung von Statistiken, Übersichten sowie An- und Abfragen bei Fachämtern und Behörden
unterschriftsreife Vorbereitung von Vollmachten und Aussagegenehmigungen
Erstellung von Kostenfestsetzungsbescheiden
Entwurf und unterschriftsreife Erstellung von Beschlussvorlagen in der Fachsoftware Session
Erstellung des Berichtswesens und Protokollerstellung
Überwachung der Aktualität von Fachliteratur im Rechtsamt
Überwachung der Strafrechtsschutzversicherung sowie Meldungen und Kostendeckungsanfragen
Protokollierung von Zeugenaussagen im Rahmen von Disziplinarverfahren
Haushaltsdurchführung
Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen in der Buchungssoftware
Kontrolle der Rechnungslegung und offenen Forderungen
sachliche und rechnerische Kontrolle der Rechnungen
Erlass Stundungsbescheid (Ratenzahlung)
Zahlbarmachung von Aufwandsentschädigung für den Jagdbeirat, Kreisjägermeister und Fischereiberater
Buchung aller Positionen im Kassenprogramm
Budgetüberwachung und -abrechnung
Koordination und Auslösung der Beschaffungsaufträge
Haushaltsplanung
Zusammenführung von Planzahlen
Prüfung der Mittelabforderungen auf Notwendigkeit, entsprechend der Anforderungen an die Aufgaben der Sachgebiete
Zuarbeiten zur Haushaltsplanung und zum Jahresabschluss an das Amt für Finanzwesen
Korrektur/Anpassung der Kennzahlen
Stellungnahmen an das Amt für Finanzwesen
Meldung von Rückstellungen an das Amt für Finanzwesen
Bearbeitung der angezeigten Landpachtverträge nach dem Landpachtverkehrsgesetz
Prüfung und Entscheidung über die Beanstandung von angezeigten Landpachtverträgen bzw. Erteilung von Auflagen
Statistikmeldung an das Landesverwaltungsamt und das Landesamt für Vermessung und Geoinformation (Gutachterausschuss) und in ProFis
Prüfung von Verträgen über Grundstücksverkäufe bzgl. Verpachtung
Bearbeitung einfach gelagerter Anträge auf Bestellung oder Abberufung eines gesetzlichen Vertreters für unbekannte Eigentümer bzw. Eigentümer unbekannten Aufenthalts
Durchführung von Eigentümerrecherchen und Bestellung
Überprüfung der Eigentümerlegitimation bei Abberufungsanträgen
Beaufsichtigung und Kontrolle der Tätigkeit der gesetzlichen Vertreter
Vorbereitung und Durchführung der Auswahl von geeigneten Personen zur Wahl von ehrenamtlichen Richtern oder als Vertrauenspersonen für Wahlausschuss beim AG Halle, AG Merseburg, VG Halle, OVG Sachsen-Anhalt, AG Halle Landwirtschaftsgericht
Vorbereitung und Durchführung des Verfahrens von der Bekanntmachung bis zur Fertigung der Beschlussvorlage, einschließlich Kommunikation mit den Gerichten
Ihr ProfilWir suchen eine engagierte Persönlichkeit mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement.Alternativ haben Sie einen BI-Lehrgang abgeschlossen.Sie sind sicher im Umgang mit den MS Office – Anwendungen. Kommunkations- und Teamfähigkeit, Überzeugungs- und Durchsetzungsfähigkeit sowie Verhandlungsgeschick und Kundenorientierung runden Ihr Profil ab.Sie besitzen mündliche und schriftliche Kenntnisse der deutschen Sprache, mindestens auf Niveaustufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens.Das können wir Ihnen als moderner, öffentlicher Arbeitgeber bietenArbeitszeit und Vergütung/EingruppierungDie wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Wochenstunden.Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 7 TVöD-VKA.Sind Sie bereits im Öffentlichen Dienst tätig und wechseln zu uns, bieten wir Abordnungen zur Erprobung an. Diese Möglichkeit besteht bei Tarifbeschäftigten in Abstimmung mit der abgebenden Behörde.Die Anerkennung von Berufserfahrungen für die Stufenzuordnungen erfolgen im Rahmen der Möglichkeiten des TVöD-VKA.Bewerbung und KontaktWenn Sie die Anforderungen erfüllen, dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung (www.saalekreis.de) bis zum 15.09.2025. Nähere Auskünfte zum Anforderungs- und Aufgabenprofil erteilt Ihnen Ihre zukünftige Vorgesetzte Frau Butterling unter der Telefonnummer 03461 40-2210.Für Verfahrensfragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung steht Ihnen Frau Otto-Klamt unter der Telefonnummer 03461 40-2115 gern zur Verfügung. Der Landkreis Saalekreis fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Menschen mit Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung werden bei gleicher Eignung angemessen berücksichtigt.Bitte nutzen Sie für Ihre Bewerbung ausschließlich unser Onlineportal. Für eine erfolgreiche Bewerbung können nur abgeschlossene Bewerbungsvorgänge mit vollständig hochgeladenen Unterlagen akzeptiert werden. Reise-/Bewerbungskosten und andere Aufwendungen werden nicht erstattet.i.A. Nancy Schönfelder
Amtsleiterin PersonalamtDer Saalekreis, im Zuge der Kreisfusion im Jahr 2007 entstanden, schließt sich wie ein Ring um die kreisfreie Stadt Halle (Saale). In ihm verbinden sich Tradition und Moderne, werden vergangene Zeugen bewahrt und berichten futuristisch anmutende Industriekomplexe vom Ideenreichtum der Menschen. Er ist ein lebens- und vor allem liebenswerter Landkreis, den es zu entdecken gilt. So vielfältig wie unsere Aufgaben sind auch unsere Jobmöglichkeiten.Im Rechtsamt ist am Dienstort Merseburg eine Stelle alsIhre AufgabenschwerpunkteAllgemeine Assistenztätigkeit
erste Ansprechperson für Besucher des Rechtsamtes
Annahme der Anrufe, auch in Vertretung für abwesende Kollegen, samt Auskunftserteilung
Terminkoordination samt Überwachung und Wiedervorlage
Archivierung von Unterlagen/Neuorganisation von Unterlagen und Kontrolle
Büromaterialbestellung, Schadensmeldungen und Inventarisierung für das Rechtsamt bearbeiten
selbständige Schreibarbeiten durchführen
tägliche analoge und digitale Bearbeitung des Postein- und Postausgangs
zentrale Bearbeitung des Behördenpostfachs inkl. Fristenüberwachung
Weiterleiten von Unterschriftsmappen und Botengängen
Erstellung von Statistiken, Übersichten sowie An- und Abfragen bei Fachämtern und Behörden
unterschriftsreife Vorbereitung von Vollmachten und Aussagegenehmigungen
Erstellung von Kostenfestsetzungsbescheiden
Entwurf und unterschriftsreife Erstellung von Beschlussvorlagen in der Fachsoftware Session
Erstellung des Berichtswesens und Protokollerstellung
Überwachung der Aktualität von Fachliteratur im Rechtsamt
Überwachung der Strafrechtsschutzversicherung sowie Meldungen und Kostendeckungsanfragen
Protokollierung von Zeugenaussagen im Rahmen von Disziplinarverfahren
Haushaltsdurchführung
Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen in der Buchungssoftware
Kontrolle der Rechnungslegung und offenen Forderungen
sachliche und rechnerische Kontrolle der Rechnungen
Erlass Stundungsbescheid (Ratenzahlung)
Zahlbarmachung von Aufwandsentschädigung für den Jagdbeirat, Kreisjägermeister und Fischereiberater
Buchung aller Positionen im Kassenprogramm
Budgetüberwachung und -abrechnung
Koordination und Auslösung der Beschaffungsaufträge
Haushaltsplanung
Zusammenführung von Planzahlen
Prüfung der Mittelabforderungen auf Notwendigkeit, entsprechend der Anforderungen an die Aufgaben der Sachgebiete
Zuarbeiten zur Haushaltsplanung und zum Jahresabschluss an das Amt für Finanzwesen
Korrektur/Anpassung der Kennzahlen
Stellungnahmen an das Amt für Finanzwesen
Meldung von Rückstellungen an das Amt für Finanzwesen
Bearbeitung der angezeigten Landpachtverträge nach dem Landpachtverkehrsgesetz
Prüfung und Entscheidung über die Beanstandung von angezeigten Landpachtverträgen bzw. Erteilung von Auflagen
Statistikmeldung an das Landesverwaltungsamt und das Landesamt für Vermessung und Geoinformation (Gutachterausschuss) und in ProFis
Prüfung von Verträgen über Grundstücksverkäufe bzgl. Verpachtung
Bearbeitung einfach gelagerter Anträge auf Bestellung oder Abberufung eines gesetzlichen Vertreters für unbekannte Eigentümer bzw. Eigentümer unbekannten Aufenthalts
Durchführung von Eigentümerrecherchen und Bestellung
Überprüfung der Eigentümerlegitimation bei Abberufungsanträgen
Beaufsichtigung und Kontrolle der Tätigkeit der gesetzlichen Vertreter
Vorbereitung und Durchführung der Auswahl von geeigneten Personen zur Wahl von ehrenamtlichen Richtern oder als Vertrauenspersonen für Wahlausschuss beim AG Halle, AG Merseburg, VG Halle, OVG Sachsen-Anhalt, AG Halle Landwirtschaftsgericht
Vorbereitung und Durchführung des Verfahrens von der Bekanntmachung bis zur Fertigung der Beschlussvorlage, einschließlich Kommunikation mit den Gerichten
Ihr ProfilWir suchen eine engagierte Persönlichkeit mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement.Alternativ haben Sie einen BI-Lehrgang abgeschlossen.Sie sind sicher im Umgang mit den MS Office – Anwendungen. Kommunkations- und Teamfähigkeit, Überzeugungs- und Durchsetzungsfähigkeit sowie Verhandlungsgeschick und Kundenorientierung runden Ihr Profil ab.Sie besitzen mündliche und schriftliche Kenntnisse der deutschen Sprache, mindestens auf Niveaustufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens.Das können wir Ihnen als moderner, öffentlicher Arbeitgeber bietenArbeitszeit und Vergütung/EingruppierungDie wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Wochenstunden.Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 7 TVöD-VKA.Sind Sie bereits im Öffentlichen Dienst tätig und wechseln zu uns, bieten wir Abordnungen zur Erprobung an. Diese Möglichkeit besteht bei Tarifbeschäftigten in Abstimmung mit der abgebenden Behörde.Die Anerkennung von Berufserfahrungen für die Stufenzuordnungen erfolgen im Rahmen der Möglichkeiten des TVöD-VKA.Bewerbung und KontaktWenn Sie die Anforderungen erfüllen, dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung (www.saalekreis.de) bis zum 15.09.2025. Nähere Auskünfte zum Anforderungs- und Aufgabenprofil erteilt Ihnen Ihre zukünftige Vorgesetzte Frau Butterling unter der Telefonnummer 03461 40-2210.Für Verfahrensfragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung steht Ihnen Frau Otto-Klamt unter der Telefonnummer 03461 40-2115 gern zur Verfügung. Der Landkreis Saalekreis fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Menschen mit Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung werden bei gleicher Eignung angemessen berücksichtigt.Bitte nutzen Sie für Ihre Bewerbung ausschließlich unser Onlineportal. Für eine erfolgreiche Bewerbung können nur abgeschlossene Bewerbungsvorgänge mit vollständig hochgeladenen Unterlagen akzeptiert werden. Reise-/Bewerbungskosten und andere Aufwendungen werden nicht erstattet.
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