Öffentlicher Dienst: Teamassistenz (w_m_d) bilingual in Potsdam, Brandenburg von Helmholtz-Zentrum fur Geoforschung gesucht
Öffentlicher Dienst: Teamassistenz (w_m_d) bilingual in Potsdam
Das Helmholtz-Zentrum für Geoforschung (GFZ) in Potsdam sucht eine bilinguale Teamassistenz (w_m_d) zur Unterstützung der Bereiche Personal und Finanzen. Als nationales Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland hat das GFZ das Ziel, das Verständnis für dynamische Prozesse zu fördern. Dies geschieht vor dem Hintergrund globaler Herausforderungen, sei es durch die Minderung von Naturgefahren oder den verantwortungsvollen Umgang mit unseren Ressourcen.
In der Verwaltung wird eine abwechslungsreiche Position angeboten, die folgende Aufgaben umfasst: Die Koordination der Arbeitsabläufe im Sekretariat, Terminkoordination sowie die Kommunikation in Deutsch und Englisch. Auch die Unterstützung des Krisenstabes gehört zu den zentralen Tätigkeiten. Sie werden als Ansprechpartner:in für interne und externe Anfragen fungieren und sind für die Erstellung von Reports und Statistiken zuständig.
Wichtig sind ausgezeichnete Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau) und idealerweise Erfahrungen in einem internationalen Umfeld. Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung sowie Berufserfahrung in der Assistenz sind erforderlich. Der sichere Umgang mit Microsoft Office und Kenntnisse in CMS-Systemen sind ebenfalls von Vorteil.
Das GFZ bietet nicht nur anspruchsvolle Aufgaben, sondern auch moderne Arbeitsplätze und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Zudem wird die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben unterstützt, beispielsweise durch eine Betriebskindertagesstätte.
Der Arbeitsort, der Wissenschaftspark Albert Einstein, ist gut erreichbar, was die Arbeitsbedingungen zusätzlich attraktiv macht. Die Stelle, die nach TVöD Bund bewertet ist, wird zunächst auf zwei Jahre befristet, mit der Option auf Entfristung.
Wenn Sie Interesse an dieser spannenden Herausforderung in einem dynamischen und internationalen Umfeld haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesellschaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: „Am Puls der Erde, um sie als lebensfreundlichen Planeten zu erhalten“.In der Verwaltung (teamübergreifend) ist die folgende Stelle für die Bereiche Personal und Finanzen zu besetzen:Teamassistenz (w_m_d) bilingual Kennziffer 10388 Aufgaben
Koordination der Arbeitsabläufe im Sekretariat sowie des Geschäftsverkehrs für Personal und Finanzen (Terminkoordination, Telefon-, Post- und E‑Mail-Kommunikation, Aktenführung, Informationsrecherche); Unterstützung des Krisenstabes
Ansprechpartner:in für interne und externe Anfragen; Korrespondenz in Deutsch und Englisch, einschließlich eigenständiger Übersetzungen sowie Pflege der Internet- und Intranetseiten in beiden Sprachen
eigenverantwortliche Organisation von Meetings, Erstellung von Präsentationen sowie Protokollführung
Erstellung von Reports, Statistiken, Umfragen und Unterstützung im Qualitäts- und Dokumentenmanagement
Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen (z. B. Arbeitskreise in der Helmholtz-Gemeinschaft, Firmenlauf, Blutspende-Termine, Abteilungsklausuren), inkl. Gästeempfang
Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, IT‑Ausstattung, Arbeitsschutz-Ausrüstung und Dienstleistungen
Begleitung des On- und Offboardings im Bereich Personal und Finanzen sowie Koordination des Assistenzkreises im Forschungszentrum
Unterstützung bei Anträgen (Wohnungsfürsorge, Betriebskindertagesstätten) und Koordination des Eltern-Kind-Büros
Mitwirkung bei Stellenausschreibungen und Praktikumsverträgen für die Bereiche Personal und Finanzen
Profil
abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung, idealerweise als Fremdsprachensekretär:in oder vergleichbar; mehrsprachige Kenntnisse von Vorteil
Nachweis eines Fremdsprachenzertifikates oder Vergleichbares (Englisch, mindestens B2-Niveau)
mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Abteilungsleitungen oder vergleichbar, vorzugsweise in internationalen und interdisziplinären Kontexten
Zweisprachigkeit Deutsch/Englisch, eine Sprache verhandlungssicher, die andere sehr gut; weitere Sprachen von Vorteil
sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Adobe-Anwendungen; Kenntnisse in CMS (z. B. TYPO3) wünschenswert
ausgeprägte Integrität, Koordinationsfähigkeit und Kommunikationsstärke sowie einen dienstleistungsorientierten, präzisen Arbeitsstil
selbstständige, ergebnisorientierte und diskrete Arbeitsweise; hohe Flexibilität, Belastbarkeit, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, neue Methoden eigenständig zu erlernen
Berufserfahrung im Wissenschaftsmanagement oder in der öffentlichen Verwaltung von Vorteil
Wir bieten
anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus
Startdatum: nächstmöglichBefristung: 2 Jahre (mit Option der Entfristung)Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche), die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignetArbeitsort: PotsdamCRJT1_DE
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Turnstile. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
