Öffentlicher Dienst: Assistent:in (w_m_d) des Wissenschaftlichen Direktors in Potsdam, Brandenburg von Helmholtz-Zentrum fur Geoforschung gesucht

Öffentlicher Dienst: Assistent:in (w_m_d) des Wissenschaftlichen Direktors in Potsdam

Das Helmholtz-Zentrum für Geoforschung (GFZ) in Potsdam sucht aktuell engagierte Unterstützung für Prof. Mark Lawrence, den Wissenschaftlichen Direktor des Forschungsinstituts für Nachhaltigkeit (RIFS). Dabei werden Entwicklungspfade zur globalen Transformation hin zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht. Seit 2023 ist das Institut unter neuem Namen Teil der renommierten Helmholtz-Gemeinschaft und bietet spannende Perspektiven.

Die ausgeschriebene Stelle als Assistent:in (w_m_d) umfasst eine Vielzahl von administrativen Aufgaben. Dazu gehören die Koordination des Tagesgeschäfts, das sorgfältige Management von Terminen und Reisen sowie die Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch. Des Weiteren unterstützen Sie die Vorbereitung von Meetings, Workshops und externen Veranstaltungen. Hierbei steht die Erstellung von Präsentationen und Protokollen im Mittelpunkt.

Um sich für diese Position zu qualifizieren, sollten Sie eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung vorweisen, idealerweise im Bereich Fremdsprachen- oder Europasekretariat. Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse sind unerlässlich. Sie bringen mehrjährige Erfahrung im Sekretariatsmanagement, insbesondere in einer wissenschaftlichen Einrichtung, mit und sind flexibel sowie teamorientiert.

Das GFZ bietet ein anspruchsvolles, internationales Arbeitsumfeld mit modernster Ausstattung, flexiblen Arbeitszeiten und umfassenden Weiterbildungsmöglichkeiten. Zudem gibt es Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch das Programm benefit@work.

Wenn Sie an dieser spannenden Herausforderung interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Der Arbeitsort liegt zentral in Potsdam, optimal erreichbar mit den öffentlichen Verkehrsmitteln. Diese Stelle ist vorerst auf zwei Jahre befristet und bietet bei Eignung die Möglichkeit zur Verlängerung.

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Jobtitel

Assistent:in (w_m_d) des Wissenschaftlichen Direktors

Unternehmen

Helmholtz-Zentrum fur Geoforschung

Vollständige Stellenbeschreibung

Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit am GFZ (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.Zur Unterstützung des Wissenschaftlichen Direktors Prof. Mark Lawrence am RIFS ist eine Stelle zu besetzen als:Assistent:in (w_m_d) des Wissenschaftlichen DirektorsKennziffer 10619
Aufgaben

selbstständige Koordination und Organisation des administrativen Tagesgeschäfts und institutsweiter Services, z. B. Termin‑/Reisemanagement, Bearbeitung postalischer und elektronischer Korrespondenz, Ablagemanagement, Bestellung und Überwachung von Verbrauchsmaterialien, Raumorganisation, Datenpflege, Systematisierung und Pflege des Archivs
Korrespondenz und Kommunikation in Deutsch und Englisch, Übersetzung und Bearbeitung fremdsprachlicher Texte, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Dokumentationen und der Einhaltung von Fristen und Terminen
Vorbereitung von unterschriftsreifen Schriftstücken und Dokumenten (englisch/deutsch)
Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops sowie Veranstaltungen mit externen Gästen inkl. der Erstellung von Sitzungsunterlagen, Präsentationen und Protokollführung, Gästeempfang, technische Betreuung für den Wissenschaftlichen Direktor, die Stabsbereiche und Gremien
Koordination von Personalvorgängen und Unterstützung beim Onboarding
Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
Recherche und Aufbereitung von Informationen für den Wissenschaftlichen Direktor, die Stabsbereiche und Gremien
Unterstützung bei Layout und Druck von Publikationen aus der RIFS Schriftenreihe, Abstimmung mit externen Dienstleistern, Fristenkontrolle und Lektorat

Profil

erfolgreich abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung, idealerweise als Fremdsprachen- oder Europasekretär:in, Managementassistent:in oder eine gleichwertige Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Nachweis des B2 Niveaus ist zwingend erforderlich)
mehrjährige Erfahrung im professionellen Sekretariatsmanagement und/oder Assistenztätigkeit, idealerweise in einer wissenschaftlichen Einrichtung
ein vorausschauendes, ergebnisorientiertes Denkvermögen gepaart mit Einsatzfreude und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen und wechselnden Aufgaben
eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine dienstleistungsorientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), idealerweise erste Erfahrungen mit SAP
der Umgang mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen, Interesse an der Betreuung eines großen dynamischen Teams ist etwas, worauf Sie sich besonders freuen

Wir bieten

anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
einen Arbeitsplatz am RIFS Campus, Helmholtzstraße 5 in Potsdam, mit einer guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Vollzeit (derzeit 39h/Woche). Arbeit in Teilzeit ist möglich, jedoch nicht unter 35 Stunden pro Woche. Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre (mit der Option auf Verlängerung)
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39h/Woche). Arbeit in Teilzeit ist möglich, jedoch nicht unter 35 Stunden pro Woche
Arbeitsort: PotsdamCRJT1_DE

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