Öffentlicher Dienst: Direktionsassistenz (m/w/d) in Berlin gesucht

Das Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. zählt zu den renommiertesten Forschungsinstituten weltweit. Mit über 400 Mitarbeitenden in fünf wissenschaftlichen Abteilungen wird in Berlin-Dahlem Spitzenforschung betrieben, die ihrer Art einzigartig ist. Aktuell sucht das FHI zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Direktionsassistenz (m/w/d).

Die Stelle ist befristet auf ein Jahr und umfasst 39 Wochenstunden. Eine Teilzeitbeschäftigung ist ebenfalls möglich. Die Vergütung richtet sich nach den tariflichen Vorgaben und kann bis zur Entgeltgruppe E 9a TVöD betragen.

Ihre Aufgaben? Nun, Sie koordinieren und verwalten Termine der Geschäftsführung, organisieren Reisemanagement und bereiten alles für die Abrechnung nach BRKG vor. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die internationale Korrespondenz in Deutsch und Englisch sowie die Organisation von Veranstaltungen, die sowohl Vor- als auch Nachbereitungen umfasst. Außerdem unterstützen Sie administrative und organisatorische Aufgaben und helfen bei der Betreuung von *Gastwissenschaftlerinnen**.

Was bringen Sie mit? Eine abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf, wie z.B. Kaufmann*frau für Büromanagement oder vergleichbare Kenntnisse, wäre optimal. Idealerweise haben Sie auch Berufserfahrung im Office-Management. Zudem sind Sie sicher in der deutschen Sprache und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Der Umgang mit gängiger Office-Software ist für Sie ein Leichtes.

Das FHI bietet Ihnen ein attraktives und vielfältiges Arbeitsumfeld sowie umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Zudem wird die Vereinbarkeit von Beruf und Familie großgeschrieben – Unterstützungsangebote bei der Kitaplatzsuche sind nur einige Vorteile.

Wenn Sie Interesse haben, dann bewerben Sie sich bis zum 05.10.2025 über das Bewerbungsportal des Fritz-Haber-Instituts. Ihre Chance, Teil eines tollen Teams zu werden, das sich auf Sie freut!

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Jobtitel

Direktionsassistenz (m/w/d)

Unternehmen

Fritz-Haber-Institut

Vollständige Stellenbeschreibung

Das Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. ( ) gehört zu den international renommiertesten Forschungs instituten. Mehr als 400 Beschäftigte in 5 wissenschaftlichen Abteilungen betreiben und ermöglichen auf historischem Gelände in Berlin‑Dahlem Spitzenforschung, die weltweit einzigartig ist. Das FHI sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Direktionsassistenz (m/w/d) Die Stelle ist befristet für 1 Jahr und mit 39 Wochenstunden zu besetzen. Die Stelle ist für Teilzeit geeignet. Die Vergütung erfolgt bei Erfüllung der personen- und tätigkeits bezogenen tariflichen Voraussetzungen bis zu Entgeltgruppe E 9a TVöD. Ihre Aufgaben Terminkoordination und ‑verwaltung für die Geschäfts führung Reisemanagement: Planung, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach BRKG Internationale Korrespondenz und Telefonate in deutscher und englischer Sprache Veranstaltungsorganisation (Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung) Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Unterstützung bei der Betreuung von Gastwissenschaftler*innen Ihr Profil abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf (Kaufmann*frau für Büromanagement [m/w/d], Sekretär*in [m/w/d], Fremdsprachen korrespondent*in [m/w/d], Hotelfachmann*frau [m/w/d]) oder mit vergleichbaren Kenntnissen und Erfahrungen Idealerweise Berufserfahrung im Office-Management oder einem ähnlichen Bereich Sichere Beherrschung der deutschen Sprache sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sichere Beherrschung der gängigen Office-Software (Microsoft Word, Excel, PowerPoint) Fähigkeit zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Tätigkeit sowie zum systematischen Arbeiten Spaß an der Arbeit in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld Teamfähigkeit, soziale und interkulturelle Kompetenz, Flexibilität, Serviceorientierung und Zuverlässigkeit Wir bieten ein attraktives, vielfältiges Arbeitsumfeld sowie eine abwechslungsreiche Tätigkeit, bei der Sie einen wichtigen Beitrag zur internationalen Forschung leisten moderne und überwiegend elektronische Arbeitsabläufe attraktive betriebliche Altersvorsorge (VBL), pünktliche Gehaltszahlungen und 30 Tage Urlaub die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch Unterstützung bei der Suche nach einem Kitaplatz und einen Familienservice zur Unterstützung für Eltern und Angehörige bei Betreuung und Pflege Zuschuss zum Jobticket sehr gute Anbindungen an den öffentlichen Nahverkehr, Fahrradstellplätze, Ladestationen für e-Autos, gute Parkmöglichkeiten attraktive und individuelle Weiterbildungs möglichkeiten z. B. über die Planck Academy ein nettes Team, das sich auf Sie freut Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft will den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind, Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Weiterhin hat sich die Max-Planck-Gesellschaft zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 05.10.2025 über unser Bewerbungsportal . Jetzt bewerben Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft Faradayweg 4 – 6 14195 Berlin

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