Die Stadtbibliothek Stuttgart ist nicht nur ein Ort der Kultur, sondern auch ein Zentrum für Wissen und Lernen. Sie erfreut sich besonderer Beliebtheit durch die Verknüpfung der Stadtbibliothek am Mailänder Platz mit der zentralen Kinderbibliothek, der Musikbibliothek sowie der Graphothek. Ergänzt wird dieses Angebot durch das ausgebaute Netz der 18 Stadtteilbibliotheken, Pop-up-Bibliotheken und zwei Bibliotheksbussen. Wer mehr erfahren möchte, besucht die Webseite unter www.stadtbibliothek-stuttgart.de.
Ihre Aufgaben
Als Mitarbeiter/-in im Sekretariat übernehmen Sie eine Vielzahl von Aufgaben: Dazu gehören allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Schriftverkehr, Terminvereinbarungen und die Überwachung dieser Termine. Sie sind die zentrale Ansprechperson für die Direktion und kümmern sich um den Posteingang sowie -ausgang.
Ebenfalls wichtig sind die Dokumentvorlagen, die Sie erstellen und verwalten. Sie unterstützen die Sachbearbeitung der Direktionsmitglieder und sind verantwortlich für die organisatorische Vor- und Nachbereitung zentraler Sitzungen. Auch die Raumorganisation und -betreuung interner Räume sowie die Pflege der Adressdatenbank gehören zu Ihrem Tätigkeitsbereich.
Ihr Profil
Für diese Position bringen Sie idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder Kaufmann/-frau für Büromanagement mit. Eine vergleichbare Qualifikation oder praktische Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung sind ebenfalls willkommen.
Darüber hinaus zeichnen Sie sich durch eine stark ausgeprägte Organisationsfähigkeit aus und arbeiten gerne eigenständig. Gute EDV-Kenntnisse sowie ein souveräner Umgang mit Technik sind notwendig. Sie verfügen über Stilsicherheit in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation in der deutschen Sprache sowie über hervorragende Kontaktschancen und ein freundliches Auftreten.
Unser Angebot
Wir bieten Ihnen eine vielfältige persönliche und fachliche Weiterentwicklung über unseren BildungsCampus. Zudem profitieren Sie von Angeboten im Gesundheitsmanagement sowie einem kostenfreien Deutschlandticket für den ÖPNV.
Die Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte kann bis zu 150 EUR monatlich betragen. Damit Sie auch im Alter gut abgesichert sind, bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlungen.
Bei Fragen zur Stelle wenden Sie sich an Katinka Emminger oder Dr. Elke Brünle (Kontaktdaten oben). Für andere personalrechtliche Fragen steht Silke Ströbel zur Verfügung. Entdecken Sie weitere Karrieremöglichkeiten auf www.stuttgart.de/karriere oder www.stuttgart.de/jobs.
Die Stadtbibliothek Stuttgart ist ein lebendiger Ort der Kultur, des Wissens und des Lernens. Ihre besondere Qualität besteht aus dem Zusammenspiel der Stadtbibliothek am Mailänder Platz mit zentraler Kinderbibliothek, Musikbibliothek und Graphothek, dem ausgebauten Netz der 18 Stadtteilbibliotheken, den Pop-up-Bibliotheken und den zwei Bibliotheksbussen. Weitere Informationen zur Stadtbibliothek Stuttgart finden Sie unter www.stadtbibliothek-stuttgart.de . Ihre Aufgaben Sie übernehmen allg. Sekretariatsaufgaben (Schriftverkehr, Terminvereinbarungen, Terminüberwachung, Posteingang/Postausgang, Telefon- und Kontaktstelle für die Direktion der Stadtbibliothek Stuttgart) Sie erstellen und verwalten Dokumentvorlagen für die Stadtbibliothek Unterstützende Sachbearbeitungstätigkeiten für die Direktionsmitglieder gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben Sie sind verantwortlich für die organisatorische Vor- und Nachbereitung von zentralen Sitzungen Sie übernehmen die Raumorganisation/Raumbetreuung von internen Räumen Die Pflege der Adressdatenbank rundet Ihr Aufgabengebiet ab Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Ihr Profil Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Erste Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA, ehem. Angestelltenlehrgang I), eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Alternativ ist die Stelle auch für Interessierte geeignet, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und Erfahrungen über eine entsprechende Qualifikation verfügen Möglichst praktische Erfahrungen in vergleichbaren Positionen, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung Stark ausgeprägte Organisationsfähigkeit mit Blick für das Wesentliche sowie eigenständiges Arbeiten Gute EDV-Kenntnisse, vor allem im Bereich der Bürokommunikation sowie Souveränität im Umgang mit Technik (Laptops/Beamer) Stilsicherheit in der mündlichen und schriftlichen Ausdrucksform in der deutschen Sprache sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Kontaktfreude und freundliches Auftreten Unser Angebot Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus Gesundheitsmanagement und Sportangebote Ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – bis zu 150 EUR monatlich Rabatte und Angebote über Corporate Benefits Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 7 TVöD. Hier Bewerben Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit stehen Ihnen Katinka Emminger unter 0711 216-96501 oder katinka.emminger@stuttgart.de und Dr. Elke Brünle unter 0711 216-96601 oder elke.bruenle@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Silke Ströbel unter 0711 216-80036 oder silke.stroebel@stuttgart.de . Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere . Unter www.stuttgart.de/jobs Www.stuttgart.de/jobs
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