Öffentlicher Dienst: Sachbearbeiter:in (m/w/d) für das Abteilungssekretariat in München, Bayern von Deutsches Jugendinstitut e.V. gesucht
Das Deutsche Jugendinstitut e.V. in München sucht aktuell eine:n Sachbearbeiter:in (m/w/d) für das Abteilungssekretariat der Abteilung Medien und Kommunikation. Als eines der größten sozialwissenschaftlichen Forschungsinstitute in Europa beschäftigt sich das DJI bereits seit über 60 Jahren mit den Lebenslagen von Kindern, Jugendlichen und Familien. Unsere Expert:innen liefern nicht nur wertvolle wissenschaftliche Erkenntnisse, sondern beraten auch Bund, Länder und Kommunen.
Die Position umfasst ein breites Spektrum an Aufgaben. Dazu gehört das effiziente Büromanagement sowie die Teamassistenz. Sie sind für die allgemeinen Assistenz- und Sekretariatsaufgaben verantwortlich, führen die Korrespondenz selbstständig und überwachen Termine. Auch die Budgetüberwachung der Abteilung fällt in Ihren Aufgabenbereich. Zudem bereiten Sie Vergaben und Aufträge im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit vor, beispielsweise für die DJI‑Jahrestagung.
Ein weiterer Aspekt Ihrer Rolle ist die Unterstützung bei Messen und Veranstaltungen, sowie die Verwaltung von Publikationen. Hierbei arbeiten Sie eng mit internen und externen Partner:innen zusammen und kümmern sich um die Pflege des Adressverteilers. Außerdem bringen Sie Ihre Fähigkeiten ein, um die Inhalte unserer Webseiten (z. B. TYPO3) zu aktualisieren.
Um diese anspruchsvolle Stelle erfolgreich auszufüllen, bringen Sie eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in der Assistenz mit, idealerweise in einer Forschungseinrichtung oder der öffentlichen Verwaltung. Organisatorische Fähigkeiten, Diskretion und eine hohe Kommunikationsstärke sind unerlässlich.
Wir bieten Ihnen eine befristete Anstellung von 24 Monaten mit der Option auf Verlängerung, 29,25 Stunden pro Woche und eine Vergütung gemäß TVöD Bund Entgeltgruppe 6. Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie vielleicht bald in unserem Team zu begrüßen!
Sachbearbeiter:in (m/w/d) für das Abteilungssekretariat
Unternehmen
Deutsches Jugendinstitut e.V.
Vollständige Stellenbeschreibung
Als eines der größten sozialwissenschaftlichen Forschungsinstitute Europas erforscht das Deutsche Jugendinstitut in München und am Standort Halle (Saale) seit über 60 Jahren die Lebenslagen von Kindern, Jugendlichen und Familien. Unsere Wissenschaftler:innen beraten Bund, Länder sowie Kommunen und liefern wichtige wissenschaftliche Impulse für die Fachpraxis.Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Sie alsSachbearbeiter:in (m/w/d) für das Abteilungssekretariatfür die Abteilung Medien und KommunikationWeitere Informationen zur Abteilung finden Sie unter: Aufgaben
Effizientes Büromanagement und Teamassistenz
Erledigung allgemeiner Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
Selbstständige Korrespondenzführung sowie Terminüberwachung
Überwachung des Abteilungsbudgets
Vorbereitung und Abwicklung von Vergaben und Aufträgen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit (z. B. für die DJI‑Jahrestagung)
Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Messen und Veranstaltungen
Verwaltung von Publikationen sowie Ausgabe von Merchandising-Produkten
Pflege des Adressverteilers
Vertretung der Abonnentenverwaltung der Zeitschrift DJI Impulse
Mitwirkung bei der Pflege und Aktualisierung von Webseiteninhalten (TYPO3)
Servicestelle für interne und externe Anfragen
Unterstützung bei allgemeinen Projektaufgaben
Profil
Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in der Assistenz, idealerweise in Verbindung mit einer kaufmännischen Ausbildung oder dem erfolgreichen Abschluss eines Beschäftigtenlehrgangs – vorzugsweise im Umfeld einer Forschungseinrichtung oder öffentlichen Verwaltung
Erfahrung im administrativen Projektmanagement
Ausgeprägte organisatorische und koordinierende Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
Hohes Maß an Sozialkompetenz und Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner:innen; Diskretion wird vorausgesetzt
Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; idealerweise gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und Content-Management-Systemen (z. B. Typo3)
Organisationstalent sowie ausgeprägte Kooperations- und Teamfähigkeit
Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen
Interesse an den Forschungsgebieten und ‑themen des DJI
Wir bieten
Beschäftigungsbeginn nächstmöglicher Zeitpunkt
Befristete Beschäftigung für die Dauer von 24 Monaten, mit Option auf Verlängerung
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