Öffentlicher Dienst: Vorzimmerassistenz (m/w/d) in Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen von Landeshauptstadt Düsseldorf gesucht
Die Landeshauptstadt Düsseldorf sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vorzimmerassistenz (m/w/d) für das Büro des Oberbürgermeisters. Diese Position wird nach BesGr A 11 LBesO oder EG 10 TVöD vergütet.
Das Büro 01 spielt eine zentrale Rolle in der Verwaltung der Stadt. Es deckt vielfältige Aufgaben ab, darunter Protokoll-, Gremien- und Ratsangelegenheiten sowie die Koordination internationaler Kontakte. Hier ist Flexibilität gefragt – die Aufgaben sind abwechslungsreich und erfordern schnelles Handeln. Offenheit, Loyalität und Kommunikationsfreude sind essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Aufgaben
Die Büroorganisation umfasst:
Terminkoordination für den Oberbürgermeister und dessen Vertretung.
Allgemeine Verwaltungsarbeiten, wie die Bearbeitung telefonischer Anfragen.
Schriftverkehr sowohl intern als auch extern.
Vorbereitung von Sitzungen und Dienstreisen, inklusive der Reisekostenabrechnung.
Informationsbeschaffung und -weiterleitung.
Kalenderpflege des Oberbürgermeisters und operative Steuerungsunterstützung.
Empfang und Betreuung von Gästen.
Profil
Kandidaten sollten einen Bachelorabschluss oder die Berechtigung für die Laufbahngruppe 2 mitbringen. Erforderlich sind zudem:
Mehrjährige Erfahrung im Geschäftszimmer oder einer vergleichbaren Rolle.
Diskretion und Zuverlässigkeit, gepaart mit einem sicheren Auftreten.
Starke Teamfähigkeit und eine hohe Dienstleistungsorientierung.
Gute Kenntnisse in gängiger Software.
Wir bieten
Die Anstellung erfolgt unbefristet nach den Tarifbedingungen des öffentlichen Dienstes. Möglich ist auch eine Beamtenanstellung, sofern die laufbahnrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Diese Position ist nicht nur eine berufliche Herausforderung, sondern auch eine Chance, aktiv an der Gestaltung Düsseldorfs mitzuwirken. Bewerbungen sind willkommen!
…. zum nächstmöglichen ZeitpunktVorzimmerassistenz (m/w/d)für das Büro des OberbürgermeistersBesGr A 11 LBesO oder EG 10 TVöDDas Büro 01 – Büro des Oberbürgermeisters der Landeshauptstadt Düsseldorf – umfasst alle organisatorischen Abteilungen, die dem Oberbürgermeister direkt zugeordnet sind. Dazu gehören zum Beispiel Protokoll-, Gremien- und Ratsangelegenheiten, Internationales, Ehrenamt, Bürgerservice und –kontakte, Fachreferentinnen und Fachreferenten sowie die Terminkoordination.Die Tätigkeit im Büro 01 ist inhaltlich sehr vielfältig und erfordert Flexibilität sowie eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit. Zudem sind Offenheit, Loyalität und Freude an der Kommunikation wichtige Grundlagen des Handelns. Dem Geschäftszimmer der Büroleitung kommt in dem organisatorischen und inhaltlichen Kontext eine zentrale Rolle zu. Aufgaben
Büroorganisation des Geschäftszimmers und Terminkoordination für den Oberbürgermeister sowie im Vertretungsfalle der Büroleitung
Erledigung allgemeiner Verwaltungsarbeiten wie beispielsweise die Annahme, Vermittlung und Beantwortung telefonischer Anfragen
Abwicklung des in- und externen Schriftverkehrs
Zusammenstellung von Terminmappen und Überwachung der Wiedervorlage
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen
Vorbereitung von Dienstreisen einschließlich Erledigung des entsprechenden Schriftverkehrs sowie Erstellung der entsprechenden Reisekostenabrechnung
eigenverantwortliche Informationsbeschaffung, -bewertung und –weiterleitung
Pflege und Organisation des Kalenders des Oberbürgermeisters
operative Steuerungsunterstützung
selbstständige Einschätzung und Priorisierung der eingehenden Terminanfragen und Umstellung des Tagesablaufs
Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen.
Profil
Bachelorabschluss mit einem für die Tätigkeit förderlichen Schwerpunkt, oder Befähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des allgemeinen Verwaltungsdienstes oder Verwaltungsfachwirt*in
nachweisbare mehrjährige Erfahrung in der Arbeit in einem Geschäftszimmer oder Sekretariat beziehungsweise einer vergleichbaren Tätigkeit sowie Kenntnisse der Kommunalverwaltung sind hierbei wünschenswert
sicherer, freundlicher und gewandter Umgang mit Personen des öffentlichen Lebens sowie zeitliche Flexibilität für die besonderen Anforderungen der Tätigkeit
hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten, persönliche Integrität
Fähigkeit zu selbstständigem sowie strukturiertem Arbeiten
hohe Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit
gute Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, MS-Teams et cetera)
hohe Belastbarkeit und hohe Reaktionsgeschwindigkeit
sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
Wir bietenDie Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen ist eine Einstellung im Beamtenverhältnis möglich.CRJT1_DE
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