Öffentlicher Dienst: Vorstandsassistenz (m/w/d) in Nordrhein-Westfalen von Kulturforum Witten gesucht
Vorstandsassistenz (m/w/d) im öffentlichen Dienst – Kulturforum Witten
Das Kulturforum Witten sucht engagierte Bewerber für die Position der Vorstandsassistenz in Nordrhein-Westfalen. Die Anstalt des öffentlichen Rechts vereint ein Netzwerk aus Kultureinrichtungen und Veranstaltungsorten. Dazu gehören unter anderem das Märkische Museum, die Bibliothek, das Stadtarchiv, die Musikschule sowie die flexiblen Aufführungsorte, der Saalbau und das Haus Witten.
Diese Veranstaltungsstätten sind Dreh- und Angelpunkt für zahlreiche kulturelle Ereignisse, darunter Comedy, Theater, Musicals und die renommierten Wittener Tage für neue Kammermusik. Das Team von rund 100 Beschäftigten fördert ein vielfältiges Kulturleben in einer dynamischen Stadt des Ruhrgebiets. Das Kulturforum befindet sich in einem wichtigen Transformationsprozess für eine diversitätssensible Öffnung, weshalb Bewerbungen von **FLINTA*, BIPoC**, Menschen mit Migrationsgeschichte, queeren Personen und Menschen mit Behinderung ausdrücklich erwünscht sind.
Ihre Aufgaben
Zu den Hauptaufgaben gehören die effiziente Koordination des Vorstandsbüros, die Terminplanung und -überwachung für die Geschäftsleitung sowie die Vorbereitung und Begleitung von Besprechungen. Sie sind verantwortlich für die Erstellung von Präsentationen, Berichten und die Korrespondenz mit verschiedenen Stakeholdern in Deutsch und Englisch.
Darüber hinaus unterstützen Sie die Verwaltung bei der Buchhaltung, der Reiseplanung sowie der Kommunikation mit dem Personalrat. Zu Ihren administrativen Aufgaben zählt auch die Pflege eines Dokumentenmanagementsystems.
Ihr Profil
Sie bringen eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit, gepaart mit fundierten Berufserfahrungen in ähnlichen Tätigkeiten. Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse auf C1-Level sind unerlässlich.
Unser Angebot
Profitieren Sie von einer attraktiven Vergütung bis zu EG 9a TVöD VKA und genießen Sie 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche. Zudem bieten wir regelmäßige Weiterbildungsangebote, Homeoffice nach Absprache und eine betriebliche Altersvorsorge.
Wenn Sie Fragen haben oder sich direkt bewerben möchten, wenden Sie sich an Frau Jasmin Vogel unter 02302 581 24 oder per E-Mail an jasmin.vogel@stadt-witten.de. Das Kulturforum Witten freut sich auf Ihre Bewerbung!
Die Kulturforum Witten AöR agiert in einem Netzwerk aus Kultureinrichtungen und Veranstaltungsorten. Zum ehemaligen Kulturamt der Stadt gehören das Märkische Museum, die Bibliothek, das Stadtarchiv, die Musikschule und mit dem Saalbau und dem Haus Witten zwei flexibel zu inszenierende Aufführungsorte. Sie sind Bühne für Comedy, Schauspiel, Kindertheater, Musical, Klassikkonzert und u.a. jährlicher Austragungsort der renommierten Wittener Tage für neue Kammermusik. Wir stehen mit unserem Programm, unseren Instituten und Geschäftsbereichen sowie rund 100 Beschäftigten für ein vielseitiges Kulturleben einer Mittelstadt in urbaner Lage des Ruhrgebiets. Das Kulturforum Witten befindet sich am Anfang eines Prozesses zur diversitätssensiblen Öffnung unserer Organisation, daher freuen wir uns ausdrücklich über Bewerbungen von FLINTA*, BIPoC, Menschen mit Migrationsgeschichte, queeren Menschen und Menschen mit Behinderung. Ihre Aufgaben Effiziente Koordination des Vorstandsbüros Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsleitung Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Besprechungen inkl. Protokollführung Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Verwaltungsratssitzungen (z.B. Unterlagenversand, Fristenkontrolle, Protokollführung) Erstellung von Präsentationen, Terminprotokollen, Berichten, Briefen und E-Mails Korrespondenz mit unterschiedlichen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache Reiseplanung und Reisekostenabrechnung Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost Vorbereitende Buchhaltung für das Vorstandsbüro Koordination der Zusammenarbeit mit Institutsleitungen, Fachbereichsleitungen, Stabs- und Querschnittsstellen Entwicklung und Pflege eines effizienten Dokumentenmanagementsystems Unterstützende Tätigkeiten im operativen Personalwesen (Bewerbungsverfahren, Termin- und Raumplanung, Schriftverkehr und Verfügungen sowie Unterstützung bei der Erstellung von Stellenausschreibungen) Organisation und Begleitung der Kommunikation mit dem Personalrat Vertretung im Bereich Vergabe und Beschaffung Ihr Profil Abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte/r (mwd), Bürokauffrau/mann (mwd)) oder vergleichbar Aktuelle und fundierte praktische Berufserfahrungen in o. g. Tätigkeiten Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (C1 Niveau) Sehr gute Kenntnisse von Verwaltungsabläufen im Öffentlichen Dienst Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen Organisationsgeschick, verantwortungsbewusste, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise Unser Angebot Attraktive Vergütung je nach Eignung bis zu EG 9a TVöD VKA Ein verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit der Möglichkeit zur kontinuierlichen Entwicklung Die Arbeit in einem engagierten, wertschätzenden und künstlerisch geprägten Umfeld Regelmäßige Schulungs- und Weiterbildungsangebote 30 Tage Urlaub (bei einer 5 Tage Woche) Homeoffice nach Absprache Betriebliche Altersvorsorge nach VBL und Jahressonderzahlung Fahrradleasing Hier Bewerben Für weitere Informationen oder Fragen können Sie Frau Jasmin Vogel (02302 581 24 oder jasmin.vogel@stadt-witten.de ) persönlich kontaktieren. Kulturforum Witten Anstalt des öffentlichen Rechts Bergerstraße 25 58452 Witten Jetzt bewerben
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