Öffentlicher Dienst: Verwaltungskoordinator:in in Potsdam, Brandenburg von Max-Planck-Institut gesucht
Verwaltungskoordinator:in am Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik in Potsdam
Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik in Potsdam-Golm ist das weltweit größte Forschungszentrum, das sich intensiv mit Einsteins Erbe – der Allgemeinen Relativitätstheorie – auseinandersetzt. Mit etwa 400 Mitarbeiter:innen, darunter Wissenschaftler:innen, Studierende sowie IT- und Verwaltungspersonal, fördert das Institut eine innovative und kollaborative Arbeitsumgebung. Aktuell wird eine:n Verwaltungskoordinator:in gesucht, um das zentrale Verwaltungsteam zu unterstützen.
In dieser spannenden Rolle sind Sie das Bindeglied zwischen technischem Service und Wissenschaft. Die zentrale Verwaltung besteht aus den Bereichen Finanzen, Personal, Einkauf und Gebäudemanagement und arbeitet eng und serviceorientiert mit den Wissenschaftler:innen zusammen. Hier sind einige Ihrer wichtigsten Aufgaben:
Projektkoordination und -management: Sie setzen Projekte wie die Kantinenkommission oder Bauunterhalt um.
Mittelverwendungskontrolle: Sie prüfen und überwachen die finanziellen Mittel für Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen.
Schnittstellenmanagement: Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern liegt in Ihrer Verantwortung.
Um sich für diese Position zu qualifizieren, benötigen Sie ein abgeschlossenes Hochschulstudium in Betriebswirtschaft oder eine einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungsbereich. Kenntnisse im Haushaltsrecht, Arbeitsrecht und Zuwendungsrecht sind wünschenswert.
Das Institut bietet flexible Arbeitszeiten und ein hervorragendes Arbeitsklima. Auch die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat höchste Priorität. Eine attraktive Eingruppierung erfolgt gemäß TVöD Bund, und diverse Sozialleistungen sind Teil des Angebots.
Die Max-Planck-Gesellschaft schätzt Vielfalt und fördert aktiv die Integration von schwerbehinderten Menschen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. Bewerben Sie sich, und werden Sie Teil eines engagierten Teams, das an der Spitze der Gravitationsphysik arbeitet!
Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik ist das weltweit größte Institut, das sich auf Einsteins Vermächtnis – die Allgemeine Relativitätstheorie und darüber hinaus – spezialisiert hat. Es beschäftigt rund 400 Mitarbeitende (Wissenschaftler:innen, Studierende, IT- und Verwaltungspersonal) an zwei Standorten: Potsdam und Hannover.Am Standort Potsdam-Golm suchen wir in unbefristeter Anstellung eine:nVerwaltungskoordinator:inUnsere zentrale Verwaltung – bestehend aus den Bereichen Finanzen, Personal, Einkauf und Gebäudemanagement – arbeitet eng und serviceorientiert mit unseren Wissenschaftler:innen und technischen Teams zusammen. Ein kollegiales Miteinander, flache Hierarchien und eine lösungsorientierte „Can-do“-Mentalität prägen unsere Arbeitskultur.In dieser vielseitigen Funktion sind Sie die verbindende Kraft zwischen unserem administrativ-technischen Service und der Wissenschaft. Sie unterstützen die Verwaltungsleitung direkt und übernehmen eigenverantwortlich bereichsübergreifende Koordinationsaufgaben und Projekte, die das gesamte Institut betreffen. Aufgaben
Projektkoordination und -management: Umsetzung und Steuerung diverser Projekte (z.B. Kantinenkommission, Zutrittskontrolle, Bauunterhalt)
Mittelverwendungskontrolle für Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen am Standort Potsdam
Exportkontrolle & Compliance: Prüfung exportrelevanter Sachverhalte im Bereich Personal & Gäste
Prozessentwicklung zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben
Schnittstellenmanagement: Koordination mit internen Abteilungen, der Generalverwaltung sowie externen Partnern und Dienstleistern, inklusive Problemlösungsentwicklung
Unterstützung der Verwaltungsleitung: Organisation und Nachverfolgung administrativer Prozesse, Meetings und die Pflege des Vertragsmanagementsystem
Betreuung des Intranets für die Verwaltung
Profil
Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder gleichwertig) in Betriebswirtschaft, oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungsbereich
Kenntnisse im Haushalts-, Arbeits-, Tarif-, Vergabe- und Zuwendungsrecht
Erfahrung im Projektmanagement (idealerweise in öffentlich geförderten Einrichtungen)
Kenntnisse im Außenwirtschaftsrecht und in der Exportkontrolle (Dual-Use-Verordnung) sind von Vorteil
Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
Fähigkeiten zum selbständigen Arbeiten und ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Officeanwendungen
Teamfähigkeit
Hohe Sozial- und Kommunikationsfähigkeiten
Organisationsgeschick und Flexibilität
Wir bietenWir bieten Ihnen eine vielseitige Tätigkeit in einem international geprägten Arbeitsumfeld, umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein hervorragendes Arbeitsklima in einem freundlichen, engagierten und kollegialen Team. Flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind für uns selbstverständlich.Die konkrete Eingruppierung erfolgt nach Maßgabe der tariflichen Bewertung der übertragenen Tätigkeit gemäß TVöD Bund. Die Sozialleistungen entsprechen den Regelungen des öffentlichen Dienstes.Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Hautfarbe, Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Weitere Informationen über unser Institut finden Sie im Internet unter .CRJT1_DE
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