Öffentlicher Dienst: Chefsekretariat des Oberbürgermeisters (W/M/D) in Baden-Württemberg von Stadt Vaihingen an der Enz gesucht
Öffentlicher Dienst: Chefsekretariat des Oberbürgermeisters (W/M/D) in Baden-Württemberg gesucht
In Vaihingen an der Enz erwartet Sie eine spannende Position im Chefsekretariat des Oberbürgermeisters. Hier steht die Zeit- und Terminplanung im Mittelpunkt – eine essentielle Aufgabe, die Ihre Fähigkeit zur Organisation und sorgfältigen Vorbereitung von Besprechungen sowie digitalen Meetings erfordert. Sie wirken aktiv an der Prozessoptimierung und der Qualitätssicherung der Sekretariatsaufgaben mit.
Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer täglichen Arbeit ist die technisch korrekte und zeitgerechte Freigabe von Beschlussvorlagen, wobei Sie eng mit der Geschäftsstelle des Gemeinderats zusammenarbeiten. Zudem sind Sie für die Organisation von Veranstaltungen zuständig, inklusive deren sorgfältiger Vor- und Nachbereitung.
Zu Ihren Sekretariatsaufgaben gehören unter anderem das Führen der Korrespondenz, das Sichten und Priorisieren von Mails sowie die Rechnungsbearbeitung und Gästebewirtung. Hier sind Zuverlässigkeit, Flexibilität und ein stilsicheres Auftreten besonders gefragt.
Ihr Profil sollte idealerweise eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder einen ähnlichen Hintergrund in der Büroorganisation umfassen. Erfahrungen im Chefsekretariat oder in einer vergleichbaren Position sind wünschenswert. Ein sicherer Umgang mit MS Outlook, Word und anderen MS-Office-Anwendungen ist unerlässlich.
Neben attraktiven Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bietet die Stadt auch eine hervorragende Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben durch flexible Arbeitszeitmodelle. Genießen Sie die Vorteile wie umweltfreundliche Fahrtkostenzuschüsse und eine gute betriebliche Altersversorgung.
Möchten Sie Teil einer zukunftsfähigen Stadtverwaltung werden? Bei Fragen steht Ihnen Frau Claudia Illmer unter 07042 18-390 zur Verfügung. Bewerben Sie sich jetzt und gestalten Sie aktiv die Zukunft der Stadt!
Ihre Aufgaben Schwerpunktsetzung in Zeit- und Terminplanung, Organisation und teilweise inhaltliche Vorbereitung von Besprechungen und digitalen Meetings Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Prozessoptimierung und Quali-tätssicherung der Vorzimmer- und Sekretariatsaufgaben Sicherstellung der technisch richtigen und rechtzeitigen Freigabe von Beschlussvorlagen in enger Abstimmung mit der Geschäftsstelle des Gemeinderats Organisation von Veranstaltungen und deren Vor- und Nachbereitung Sekretariatsaufgaben: u.a. Führen der Korrespondenz, Sichten und Priorisieren der Mails, Rechnungsbearbeitung, Gästebewirtung, Dokumentation Ihr Profil Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder dem Aufgabengebiet entsprechende Berufsausbildung Berufserfahrung in der Führung eines Chefsekretariats oder in einer vergleichbaren Tätigkeit in einem Unternehmen ist wünschenswert Sehr sicherer routinierter Umgang mit MS Outlook und Word; Sicherer Umgang mit MS-Office (Excel, PowerPoint, OneNote, Teams,..) Zuverlässigkeit und Flexibilität auch bei Terminen zu Randzeiten; Eigeninitiative, Selbstständige sowie sorgfältige, gründliche Arbeitsweise Stilsicheres Auftreten, gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise; Serviceorientierte Persönlichkeit, Kooperations- und Teamfähigkeit Unser Angebot Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungsprozesse Regelmäßige und umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, auch für Quereinsteiger Hervorragende Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben durch flexible Arbeitszeitmodelle und Mobile Arbeit (tätigkeitsabhängig) Umweltfreundliche Fahrtkostenzuschüsse zu JobRad und Deutschlandticket (40 EUR) Wertvolle und sinnstiftende Tätigkeiten für die Stadt und ihre BürgerInnen Gute betriebliche Altersversorgung und leistungsgerechte Bezahlung Betriebsfest, bzw. Betriebsausflug und zahlreiche Sonderleistungen (z. B. freie Nachmittage an Geburtstagen, Sonderzahlungen nach TVÖD, u.v.m.) Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem spannenden und vielseitigen Aufgabengebiet Hier Bewerben Begleiten Sie uns auf unserem Weg zu einer effizienten und zukunftsfähigen Stadtverwaltung. Bei fachlichen Rückfragen steht Ihnen Frau Claudia Illmer unter der Nummer 07042 18- 390 gerne zur Verfügung. Für allgemeine Fragen wenden Sie sich an Frau Pautsch, Tel.: 07042 18-398.
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