Öffentlicher Dienst: Assistenz / Sekretariat (w/m/d) in Berlin von Helmholtz Berlin gesucht
Öffentlicher Dienst: Assistenz / Sekretariat (w/m/d) in Berlin bei Helmholtz Berlin
Wenn Sie Freude daran haben, administrative und organisatorische Prozesse effizient und kreativ zu begleiten, dann könnte die Stelle bei Helmholtz Berlin genau das Richtige für Sie sein! Hier haben Sie die Möglichkeit, in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld Ihr Organisations- und Kommunikationstalent einzubringen und somit zum Erfolg außergewöhnlicher technischer Projekte beizutragen.
Am Helmholtz-Zentrum Berlin (HZB) befassen sich zahlreiche Abteilungen mit nukleartechnischen Aufgaben. Von dem sicheren Umgang mit radioaktiven Stoffen und Abfällen bis hin zum Bau und Rückbau entsprechender Anlagen: Ihre Unterstützung wird hier dringend gebraucht. Als Teil des übergeordneten Sekretariats erwarten Sie spannende Aufgaben.
Ihre Aufgaben:
Sie kümmern sich um die Abwicklung administrativer Vorgänge und übernehmen klassische Sekretariatsaufgaben wie Terminkoordination, Dienstreisenmanagement und die Kommunikation mit verschiedenen Stellen.
Dabei fungieren Sie als Schnittstelle zu internen und externen Partnern.
Zudem begleiten und koordinieren Sie Beschaffungsprozesse und unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen, wie Meetings oder Informationstagen.
Die Qualitätssicherung von Dokumenten und die Erstellung von Präsentationen sowie Postern gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabengebiet.
Ihr Profil:
Abgeschlossene Berufsausbildung im Sekretariat, in der Verwaltung oder vergleichbarer Bereich.
Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich ist wünschenswert.
Sie zeichnen sich durch eine selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise aus und haben ein ausgesprochen gutes Organisationstalent.
Sehr gute Kenntnisse in gängiger Bürosoftware (z.B. MS Office) und sichere Beherrschung der deutschen Sprache (C2-Niveau) setzen wir voraus.
Unser Angebot:
Arbeiten Sie mit internationalen Spitzenforschern zusammen und leisten Sie einen Beitrag zu innovativen Materialien und Lösungen für eine klimaneutrale Zukunft.
Wir bieten eine vielfältige Arbeitsumgebung, flexible Arbeitsmodelle und attraktive Vergütung nach TVöD Bund.
Zudem stehen Ihnen 30 Tage Urlaub pro Jahr und umfangreiche Zusatzleistungen zur Verfügung.
Ein unbefristeter Arbeitsvertrag und ein wertschätzendes Team erwarten Sie! Ihre Bewerbung erwarten wir bis zum 14.09.2025 über unser Bewerbungsmanagementsystem. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Sie haben Freude daran, administrative und organisatorische Prozesse effizient und einfallsreich zu begleiten? Es reizt Sie, in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld mit Ihrem Organisations- und Kommunikationstalent zum Gelingen außergewöhnlicher technischer Projekte beizutragen? Ihnen sind eine fördernde und wertschätzende Arbeitsatmosphäre und eine sichere, unbefristete Beschäftigungsperspektive wichtig? Dann sind Sie bei uns richtig! Am Helmholtz-Zentrum Berlin (HZB) befassen sich mehrere Abteilungen mit nukleartechnischen Aufgaben – z. B. dem sicheren Umgang mit radioaktiven Stoffen und Abfällen oder dem Bau und Rückbau nukleartechnischer Anlagen. Zur Verstärkung des übergeordneten Sekretariats suchen wir eine Assistenz, die zusammen mit ihren Kolleg*innen die Abteilungs-/Projektleitungen und das Team bei vielfältigen Aufgaben sowie den administrativen und organisatorischen Prozessen unterstützt.Ihre Aufgaben
Sie sind zuständig für die Abwicklung administrativer und organisatorischer Vorgänge und übernehmen klassisches Sekretariatsaufgaben wie z. B. Terminkoordination, Dienstreisenmanagement, Kommunikation, Erstellung von Schriftstücken, etc. .
Sie sind Schnittstelle zu HZB-internen und externen Stellen.
Sie begleiten und koordinieren Beschaffungsprozesse, insbesondere für Abteilungs- und Bürobedarfe.
Sie unterstützen bei der Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen wie z. B. Meetings, Informationstage und kleine Besuchergruppen.
Sie übernehmen die Qualitätssicherung von Dokumenten und die Erstellung von Präsentationen und Postern.
Ihr Profil
abgeschlossene Berufsausbildung im Sekretariat, in der Verwaltung, im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich
selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise und ausgeprägte Organisationsfähigkeit
sehr gute Kenntnis gängiger Bürosoftware (z. B. MS Office)
sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C2-Sprachniveau)
wünschenswert: Grundkenntnisse in Warenwirtschafts-Systemen und Interesse an technischen Projekten
Unser Angebot
Chance, gemeinsam mit internationalen Spitzenforscher*innen einen Beitrag zur Entwicklung neuartiger Materialien und technologischer Lösungen für eine klimaneutrale Zukunft zu leisten
Engagement für Diversität und Nachhaltigkeit durch inklusive Arbeitsumgebung,
sowie * Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Fortbildungsangebote
attraktive Vergütung durch Bezahlung nach TVöD Bund
30 Tage Urlaub/Jahr
umfangreiche Zusatzleistungen, wie betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum Deutschlandticket Job sowie Betriebssportangebote
gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch Beratungsangebote zu Familie und Beruf und flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Teilzeit, hybrides Arbeiten
und ein Team, das sich auf Sie freut!
Der Arbeitsvertrag ist unbefristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis 14.09.2025. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen (z.B. per E-Mail oder Post) erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.For English version, please click on the following link:Der Klimawandel stellt die Welt vor große Herausforderungen. Am Helmholtz-Zentrum Berlin erforschen wir Materialien für eine klimaneutrale Zukunft. 1400 Mitarbeitende aus aller Welt arbeiten am HZB gemeinsam an diesem Ziel.
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