Öffentlicher Dienst: Sekretariat / Assistenz der Institutsleiterin in Karlsruhe, Baden-Württemberg von Fraunhofer gesucht
Öffentlicher Dienst: Sekretariat / Assistenz der Institutsleiterin in Karlsruhe
Das Fraunhofer ISI in Karlsruhe ist ein internationales Exzellenzzentrum für Innovationsforschung. Mit seinen neun Abteilungen bearbeitet es zentrale Fragen der Innovationsdynamik und der Systemtransformation. Der enge Kontakt zu Universitäten und Forschungsinstituten im In- und Ausland eröffnet einzigartige Perspektiven in diesem Bereich. Aktuell sucht das Institut Unterstützung im Sekretariat der Institutsleiterin, und zwar zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Was erwartet Sie?
Gemeinsam mit einer Kollegin sind Sie verantwortlich für die Organisation des Sekretariats und des wissenschaftlichen Teams. Dazu gehören Aufgaben wie die schriftliche und elektronische Korrespondenz, die Terminkoordination sowie die Erstellung von Präsentationen. Außerdem organisieren Sie Sitzungen, Tagungen und Reisen, während Sie gleichzeitig die Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Forschungsprojekten unterstützen.
Sie übernehmen auch technische und administrative Aufgaben am Lehrstuhl für Innovations- und Technologie-Management (iTM) am Karlsruher Institut für Technologie (KIT); dazu zählen beispielsweise Personalangelegenheiten, Buchhaltung und die Betreuung studentischer Hilfskräfte.
Ihr Profil:
Sie bringen eine qualifizierte kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit und haben mehrjährige Erfahrung im Sekretariatsbereich auf Leitungsebene. Ein ausgeprägtes Organisationsgeschick ist gefragt, ebenso wie exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Flexibilität, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, sind weitere Pluspunkte.
Was Sie erwarten können:
Freuen Sie sich auf sinnstiftende Tätigkeiten: In einem interdisziplinären Umfeld gestalten Sie mit Ihrer Arbeit die Zukunft aktiv mit. Es gibt viel Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch gezielte Fortbildungsmaßnahmen. Zudem legt das Institut großen Wert auf Familienfreundlichkeit und eine ausgewogene Work-Life-Balance, einschließlich flexibler Arbeitsmodelle.
Wenn Sie Teil dieses inspirierenden Teams werden möchten, bewerben Sie sich jetzt online! Ihre Ansprechpartnerin, Frau Katharina Simon, freut sich auf Ihre Bewerbung.
Das Fraunhofer ISI in Karlsruhe ist ein weltweit anerkanntes Exzellenzzentrum der Innovationsforschung. Durch die unterschiedlichen Schwerpunkte unserer neun Abteilungen an den Standorten Karlsruhe und Leipzig bearbeiten wir zentrale Fragestellungen der Innovationsdynamik und Systemtransformation interdisziplinär und aus einer ganzheitlichen Perspektive. Das Institut bietet einmalige Möglichkeiten der Anwendung und Entwicklung von neuen Ansätzen in der Innovationsforschung. Es hat eine enge Anbindung an zahlreiche Universitäten und Forschungseinrichtungen im In- und Ausland. Durch unsere führende Position in der theorie- und evidenzbasierten Beratung haben unsere Mitarbeitenden einzigartige Zugänge zu nationalen und internationalen Stakeholdern in Politik und Wirtschaft.Die Stelle ist gemeinsam mit einer Kollegin im Sekretariat der Institutsleiterin angesiedelt und zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.Was Sie bei uns tun
Sie verantworten gemeinsam mit einer Kollegin die Organisation des Sekretariats der Institutsleiterin und ihres wissenschaftlichen Teams.
Hierzu gehören u. a. die schriftliche und elektronische Korrespondenz, die Terminkoordination, die Erstellung von Präsentationen sowie die Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen, Tagungen, Konferenzen und Reisen.
Zudem unterstützen Sie die wissenschaftlichen Mitarbeitenden in der Bearbeitung von Forschungsprojekten, von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung.
Des Weiteren sind Sie für die Abwicklung der technisch-administrativen Aufgaben für den Lehrstuhl für Innovations- und TechnologieManagement (iTM) am Karlsruher Institut für Technologie KIT zuständig. Dies beinhaltet u. a. die administrative Organisation des Lehrstuhls (u. a. Personalangelegenheiten, Buchhaltung und Rechnungsstellung), der Lehrveranstaltungen und der Wissenschaftskommunikation sowie die Betreuung von studentischen Hilfskräften und Lehrstuhlmitarbeitenden.
Was Sie mitbringen
Sie verfügen über eine qualifizierte kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation sowie über betriebswirtschaftliches Fachwissen.
Dazu haben Sie mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich auf Leitungsebene, besitzen ausgeprägtes Organisationsgeschick und kommunizieren proaktiv.
Aber auch als Quereinsteiger:in mit Überzeugungskraft sind Sie herzlich willkommen.
Sie überzeugen mit hervorragender schriftlicher und mündlicher Sprachkompetenz in Deutsch und Englisch sowie mit einem sicheren Umgang mit sämtlichen MS-Office-Anwendungen, gerne ergänzt um SAP-Kenntnisse.
Dazu sind Sie eine offene, kommunikative und freundliche Persönlichkeit, die sicher und professionell auftritt und sehr selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert agiert.
Sie arbeiten teamorientiert und haben im Bedarfsfall eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der täglichen Arbeitszeit.
Zuverlässigkeit und Diskretion runden Ihr Profil ab.
Was Sie erwarten können
Sinnstiftende Tätigkeiten: Spannende und vielfältige Aufgaben an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Wirtschaft, Mitgestaltung der Zukunft durch Forschung zu den großen Herausforderungen unserer Zeit.
Weiterentwicklung und Aktive Karriereplanung: Verantwortungsvolle Aufgaben, Raum für eigene Ideen und persönliche sowie fachliche Weiterentwicklung durch zielgerichtete Fortbildungsmaßnahmen und Karriereprogramme, gezielte Schulungen und Trainings.
Familienfreundlichkeit: Ausgewogene Work-Life-Balance, Kooperation mit institutsnahen Kindertagesstätten, Angebote im Bereich Kindernotbetreuung sowie Homecare/Eldercare, mobiles Eltern-Kind-Büro, Stillraum vor Ort.
Flexibilität: Flexibles und mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands, 39 Std./Woche (Vollzeit) und 30 Tage Urlaub.
Teamarbeit: Selbstständiges Arbeiten in motivierten Teams an anspruchsvollen Projekten innerhalb eines interdisziplinären Umfelds, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie ein familiäres Miteinander.
Chancengleichheit: Wir leben Diversity und setzen daher möglichst auf ausgewogene Teams mit unterschiedlichen Geschlechtern, Altersstufen, Kulturen und Fachrichtungen.
Top Ausstattung: Neueste funktionsgerechte Technik an unseren Standorten, Barrierefreiheit vor Ort, Bereitstellung von Hardware für mobiles Arbeiten.
Benefits/weitere Vorteile und Zusatzleistungen: Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD Bund einschließlich der im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen sowie zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote, Deutschland Ticket (Jobticket), institutseigene Kantine, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge (VBL).
Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!Frau Katharina SimonPersonalreferentinkatharina.simon@isi.fraunhofer.deFraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung ISIKennziffer: 80808 Bewerbungsfrist: 31.08.2025
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