Öffentlicher Dienst: Executive Assistant (m/w/d) in München, Bayern von Max Planck Digital Library gesucht
Öffentlicher Dienst: Executive Assistant (m/w/d) in München, Bayern gesucht
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine der renommiertesten Forschungseinrichtungen weltweit. Sie betreibt 84 Institute und Forschungsstellen und hat zahlreiche Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen. Ab dem 1. Januar 2026 plant die MPG die Gründung der neuen Zentraleinrichtung MaxIT, die zentrale IT-Aktivitäten bündeln und die digitale Transformation in Wissenschaft und Verwaltung vorantreiben wird.
Für den Leiter der MaxIT wird ein Executive Assistant (m/w/d) gesucht. In dieser Rolle wirst du eine Schlüsselposition mit vielfältigen Aufgaben einnehmen. Zu deinen Hauptaufgaben gehört die selbstständige schriftliche und mündliche Korrespondenz, sowie die Priorisierung und Abarbeitung des Mail-Verkehrs. Außerdem wirst du für die Terminkoordination und die Organisation von Dienstreisen verantwortlich sein, inklusive Buchungen und der Vorbereitung der Abrechnungen.
Ein weiterer spannender Aspekt deiner Tätigkeit wird die Planung von Seminaren und Konferenzen sein, wo du die organisatorischen Abläufe steuern und die Marketingmaßnahmen koordinieren wirst. Dabei ist es wichtig, mit internen und externen Teilnehmern effektiv zu kommunizieren.
Das gesuchte Profil umfasst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie umfassende Erfahrung im Sekretariatsbereich. Kommunikationsfähigkeit und ein ausgeprägtes Organisationstalent sind unerlässlich.
Die Max-Planck-Gesellschaft bietet dir die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und deine Ideen einzubringen. Flexible Arbeitszeiten unterstützen eine ausgewogene Work-Life-Balance. Darüber hinaus fördert die MPG deine Weiterbildung und bietet attraktive Sozialleistungen, darunter eine betriebliche Altersvorsorge und Zuschüsse zum Deutschlandticket.
Die Stelle ist unbefristet, und Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Vielfalt sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.Die MPG beabsichtigt – vorbehaltlich Zustimmung der relevanten Gremien – zum 1. Jan. 2026 die neue Zentraleinrichtung MaxIT (Max Planck Information and Technology) zu gründen. Diese bündelt und koordiniert zentrale IT‑Aktivitäten der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) und ist ein verlässlicher Partner für Wissenschaft und Verwaltung. Sie besteht im Wesentlichen aus der heutigen MPDL (Max Planck Digital Library) und der Abteilung IKT (Informations- und Kommunikationstechnologie) der Generalverwaltung. Als zentrale IT‑Einrichtung gestaltet sie die Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Technologien in den Bereichen Digitalisierung in Wissenschaft und Verwaltung, Open Science, Bibliothekswesen, Publishing, IT‑Infrastruktur sowie IT‑Sicherheit. In enger Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Instituten und der Generalverwaltung (GV) setzt die MaxIT auf eine effiziente Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und Technologien, um die digitale Transformation in Wissenschaft und Verwaltung nachhaltig zu fördern.Für den Leiter der MaxIT suchen wir ab 01.01.2026 eine*n Executive Assistant (m/w/d). Aufgaben
Selbstständige schriftliche und mündliche Korrespondenz nach intern und nach extern
Priorisierung, Zuweisung bzw. selbständige Abarbeitung von E‑Mail-Verkehr und entsprechende Beratung des Leiters der MaxIT
Selbstständige Terminkoordination, ‑steuerung und ‑vorbereitung für den Leiter der MaxIT
Übernahme von Projektarbeiten im Auftrag des Leiters der MaxIT
Selbstständige Organisation von Dienstreisen (national und international) inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwagen u. ä.
Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen
Eigenverantwortliche Seminar- und Konferenzorganisation einschließlich der organisatorischen Abstimmung mit internen und externen Teilnehmern sowie Koordinierung von dazugehörigen Marketingmaßnahmen
Erstellung von Seminarprogrammen und ‑unterlagen
Organisation von Unterkunft sowie Anreisen für Gäste
Selbstständige Dokumentation aller relevanten Vorgänge
Allgemeine Sekretariatsarbeit
Profil
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Langjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
Sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse
Breite Allgemeinbildung
Ausgeprägtes Organisationstalent
Wir bietenDurch die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Ihre Arbeitszeiten können an private/familiäre Bedürfnisse angepasst werden, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen.
Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellen Coachings. Des Weiteren bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge, einen Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket und weitere Sozialleistungen.Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation. Die Stelle ist ab 01.01.2026 zu besetzen und ist unbefristet.Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max‑Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.CRJT1_DE
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