Öffentlicher Dienst: Sekretär/in (w, m, d) in Zwickau, Sachsen von Landkreis Zwickau gesucht
Karriere im Öffentlichen Dienst: Sekretär/in (w/m/d) in Zwickau
Der Landkreis Zwickau ist nicht nur einer der stärksten Wirtschaftsstandorte in den neuen Bundesländern, sondern auch ein attraktiver Lebensraum in Sachsen. Mit seiner landschaftlichen Vielfalt und einem reichen kulturellen Erbe zieht die Region zahlreiche Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen an. Die moderne, dienstleistungsorientierte Verwaltung des Landkreises betreut rund 310.000 Einwohner und 14.000 Firmen.
Aktuell sucht das Landratsamt Zwickau eine/n Sekretär/in (w/m/d) für das Dezernat Ordnung, Umwelt, Verbraucherschutz. Die Stellenanzeige (Kennziffer 200/2025/DIII) bietet eine Vollzeitstelle mit 39 Wochenstunden im Ordnungsamt an.
Aufgabenbereich
In dieser Position sind Sie verantwortlich für das Sekretariat des Ordnungsamtes. Ihre Hauptaufgaben umfassen:
Empfang und Betreuung von Besuchern
Telefondienst sowie Auskunftserteilung
Terminkoordination und -überwachung
Vorbereitung von Sitzungsunterlagen
Erledigung von Schreibaufträgen
Ablage und Archivierung von Dokumenten
Zusätzlich spielen Sie eine Schlüsselrolle in der internen und externen Kommunikation, indem Sie Post bearbeiten und die Organisation des Büroalltags sicherstellen.
Ihr Profil
Für die Bewerbung benötigen Sie eine der folgenden Qualifikationen:
Kauffrau/mann für Büromanagement
Fachangestellte/r für Bürokommunikation
Eine vergleichbare Ausbildung
Ideal wäre zudem eine mindestens einjährige Erfahrung in der Führung eines Sekretariats, vorzugsweise in einer öffentlichen Verwaltung. Wichtige Fähigkeiten sind:
Gute kommunikative Fähigkeiten
Sicherer Umgang mit MS Office
Diskretion und Zuverlässigkeit
Unsere Angebote
Wir bieten eine befristete Anstellung mit tarifgerechter Vergütung, 30 Tage Urlaub pro Jahr, flexible Arbeitszeiten sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten. Zudem fördern wir die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legen Wert auf ein offenes Arbeitsumfeld.
Im Sinne der Chancengleichheit sind Bewerbungen aller Geschlechter sowie von schwerbehinderten Menschen ausdrücklich willkommen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Der Landkreis Zwickau ist einer der stärksten Wirtschaftsstandorte in den neuen Bundesländern. Aufgrund seiner landschaftlichen Vielfalt und seines kulturellen Erbes ist er einer der attraktivsten Lebensräume in Sachsen. Seine breit aufgestellte Bildungslandschaft garantiert eine durchgängige Betreuung und Ausbildung unserer Kinder und Jugendlichen.Unsere moderne, dienstleistungsorientierte und familienfreundliche Landkreisverwaltung ist Dienstleister für rund 310.000 Bürgerinnen und Bürger sowie 14.000 Unternehmen und freut sich auf Ihre Mitarbeit!Das Landratsamt Zwickau sucht für den derzeitigen Standort Zwickaueine/einenSekretärin/Sekretär (w, m, d)unter der Kennziffer 200/2025/DIII imDezernat Ordnung, Umwelt, Verbraucherschutzfür dasOrdnungsamtinVollzeit – mit 39 Wochenstunden AufgabenIhr Aufgabengebiet:Sie betreuen in Ihrer Funktion bis zur Rückkehr der Stelleninhaberin das Sekretariat des Ordnungsamtes.Ihre Aufgaben sind schwerpunktmäßig folgende:
im Bereich des Vorzimmerdienstes, des Büromanagement und der Kommunikation:
Empfang und Betreuung von Besuchern
Telefondienst; Informations- und Auskunftserteilung
Terminvereinbarungen, -überwachung, -koordination und -kontrolle im Amt
Sitzungs- bzw. Beratungsunterlagen u. ä. vorbereiten und zusammenstellen
Erledigung von Schreibaufträgen auf Basis unterschiedlicher Vorlagen und Erstellung von Serienbriefen u. ä.
Ablage, Speicherung und Archivierung von Schreiben, Dokumenten und Dateien
Erstellung von Mehrfertigungen, Kopien und Auszügen
Betreuung und Organisation von Umläufen im Amt (Zeitschriften, Literatur, Rundschreiben u. a.)
Literaturbestellung -abbestellung, -verteilung, und -verleih sowie Registratur
bezüglich der Vorbereitung, Dokumentation und Nachbearbeitung von Besprechungen:
Unterlagen vorbereiten und zusammenstellen
anfertigen von Protokollen und Niederschriften
einholen erforderlicher Unterschriften
ablegen, vervielfältigen, versenden der ausgefertigten Exemplare bzw. Dateien
zur Bearbeitung der internen und externen schriftlichen Kommunikation gehören:
Post holen, Mails sichten, Faxe entgegennehmen
sichten aller Eingänge, Eintragungen im Postbuch, Verteilung entsprechend Festlegungen und Zuständigkeiten
Weiterleitung bei Nichtzuständigkeit, Klärung von Irrläufern
Eintragungen im Postbuch
Kontrolle der Wiedervorlagen u. a. Bearbeitungsvermerke
Bearbeitung Postausgang
in Bezug auf weitere organisatorische Aufgaben:
Bestellung von Büromaterial, Vordrucke, Toner und Tintenpatronen etc.
Haushaltsdurchführung in ProDoppik für das Ordnungsamt
Profil
Zugangsvoraussetzung für diese Stelle ist einer der folgenden Qualifikationen:
Kauffmann für Büromanagement,
Fachangestellter für Bürokommunikation,
Rechtsanwaltsfachangestellter oder
eine vergleichbare Ausbildung
idealerweise verbunden mit einer aktuellen, mindestens 1-jährigen, einschlägigen Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung eines Sekretariats, wünschenswert in einer öffentlichen Verwaltung
sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten bei ausgeprägter Serviceorientierung
sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise und schreibtechnische Fähigkeiten mit sicherer Anwendung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik (Deutsch Niveau C 2)
höfliches Auftreten, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und absolute Diskretion
sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen für eine zunehmend digitale Büro-, Termin- und Aufgabenorganisation
Pkw-Führerschein und Bereitschaft zur dienstlichen Nutzung des Privat-Pkw
Wir bietenEntgeltgruppe 5 TVöD-VKABeschäftigungsdauerbefristet zur VertretungBeschäftigungsbeginn1. Januar 2026
eine befristete Einstellung mit tarifgerechter Vergütung einschließlich Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
ausreichend kostenfreie Parkmöglichkeiten
die Einarbeitung durch fachkundige Kolleginnen und Kollegen
ein offenes, transparentes Umfeld und das Angebot, die Arbeit mitzugestalten
die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u. a. durch flexible Arbeitszeiten ohne Kernzeiten
stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
attraktive übertarifliche Arbeitgeberleistungen in Form von steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschüssen zum Job-Ticket, zu Kinderbetreuungskosten, zu Gesundheitskursen oder zur betrieblichen Altersversorgung
betriebliche Altersvorsorge (ZVK) bei Anstellung nach TVöD und Zahlung vermögenswirksamer Leistungen
Angebot der arbeitsmedizinischen Vorsorge
Im Interesse der in der Landkreisverwaltung Zwickau angestrebten Chancengleichheit in allen Bereichen des Berufslebens, sind Bewerbungen von Personen jeden Geschlechts gleichermaßen erwünscht. Die im Text verwandte Schreibform dient allein der Vereinfachung und steht für die geschlechtsneutrale Bezeichnung des Berufs.Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen und diesen Gleichgestellten im Sinne des Sozialgesetzbuches (SGB) IX sind ebenfalls ausdrücklich willkommen. Ein entsprechender Nachweis der Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung ist den Bewerbungsunterlagen beizufügen.CRJT1_DE
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