Öffentlicher Dienst: Zwei Assistentinnen (w/m/d) in Bayern gesucht

Im Rahmen unserer innovativen Behörde, die dem Bundesministerium des Innern und für Heimat untersteht, schaffen zufriedene Mitarbeitende die beste Arbeitsatmosphäre. Unser Ziel ist es, ein gesundes, flexibles und inspirierendes Umfeld zu fördern. Diese Philosophie hat uns bereits die Auszeichnungen „Top Company“ und „Open Company“ eingebracht.

In dieser Rolle als persönliche Assistentin des Geschäftsfeldleiters bist du entweder im Bereich Digitale Service- und Portfoliomanagement oder im Big Data Analyse aktiv. Deine Aufgaben umfassen die aktive administrative Unterstützung: Von der Korrespondenz über Telefonate bis zur Terminabstimmung. Du organisierst Dienstreisen und Veranstaltungen, kümmerst dich um das zentrale Postfach und stellst sicher, dass externe Anfragen fristgerecht bearbeitet werden. Darüber hinaus wirst du Unterlagen erstellen und die Ergebnisse von Terminen protokollieren.

Um schnell selbstständig arbeiten zu können, nimmst du zu Beginn an unserem Onboardingprozess teil. Hier hast du die Möglichkeit, wichtige Ansprechpersonen zu treffen und dich mit anderen neuen Mitarbeitenden zu vernetzen. Im therapeutischen Umfeld erwartet dich ein fachliches Onboarding, das dir den Einstieg erleichtert.

Wir suchen Bewerberinnen mit einer abgeschlossenen Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement, mindestens zwei Jahren Berufserfahrung und einem sicheren Umgang mit Microsoft Office. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift sind ein Muss, denn du wirst viel Kontakt zu verschiedenen Stakeholdern haben. Für dich spricht zudem eine hohe Auffassungsgabe und Organisationsgeschick.

Unser Angebot

Wir bieten eine Tarifbeschäftigung in der Entgeltgruppe E 7 TVöD Bund mit einem Bruttogehalt zwischen 41.300 und 50.700 Euro jährlich, abhängig von deiner Berufserfahrung. Außerdem erwarten dich zahlreiche Benefits, wie:

Kernzeitfreie Arbeitszeit
Ein flexibler Dresscode
Technische Ausstattung
Zuschüsse zum Jobticket
Home-Office-Optionen

Bist du bereit, Teil unseres bunten Teams zu werden? Dann bewirb dich!

Deine Ansprechpartnerin: Nadine Krone
Email: Personalgewinnung@ZITiS.Bund.de
Mobil: 01511 59 29 256

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Jobtitel

Zwei Assistentinnen (w/m/d) für zwei Geschäftsfelder

Unternehmen

Vollständige Stellenbeschreibung

Zufriedene Mitarbeitende erzeugen die beste Arbeitsatmosphäre. Unser Ziel ist deshalb, ein gesundes, flexibles und inspirierendes Umfeld zu schaffen. Dafür wurden wir bereits mit den Awards »Top Company« und »Open Company« ausgezeichnet. Wir, als Behörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat, sind so agil und reaktionsschnell wie möglich. Deshalb gehen wir viele Dinge anders an, als man es von einer klassischen Behörde erwarten würde. Konkret entwickeln wir für die Behörden des Bundes mit Sicherheitsaufgaben Werkzeuge, erforschen Lösungen und beraten über Strategien für die innere Sicherheit Deutschlands. Damit begegnen wir täglich den Herausforderungen im Cyberraum. Dazu gehört selbstverständlich auch das Einstehen für die freiheitlich demokratische Grundordnung. Deine Position als persönliche Assistentin des Geschäftsfeldleiters ist entweder verortet in unserem jüngsten Geschäftsfeld Digitale Service- und Portfoliomanagement oder dem Geschäftsfeld Big Data Analyse. Ihre Aufgaben Du übernimmst die aktive administrative Unterstützung des Geschäftsfeldleiters hinsichtlich Korrespondenz und Telefonaten und bist für Terminabstimmung und -koordinierung zuständig. Du organisierst Dienstreisen und Veranstaltungen und bereitest diese vor und nach. Du betreust das zentrale Postfach des Geschäftsfeldes, ordnest und verteilst externe Anfragen und Erlasse und stellst eine fristgerechte Rückmeldung sicher. Du bist für die Vor- und Nachbereitung von Terminen zuständig und erstellst dafür beispielsweise Unterlagen oder protokollierst die Ergebnisse. Du unterstützt bei Bedarf das gesamte Team und erledigst allgemeine und organisatorische Bürotätigkeiten, darunter auch die Aktenablage. Als neues Teammitglied möchtest du schnell selbstständig arbeiten können. Dazu musst du unsere Prozesse kennenlernen. In den ersten drei Tagen nimmst du am Onboardingprozess teil, bei dem du wichtigen Ansprechpersonen in der ZITiS begegnest und dich mit den anderen neuen ZITiSens vernetzt.m Anschließend bekommst du ein fachliches Onboarding im Geschäftsfeld Digitale Services- und Portfoliomanagement oder Big Data. So wirst du schnell Teil unseres bunten Teams und knüpfst Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen, die sich gerne Zeit auch für fachliche und organisatorische Deep Dives nehmen. Auch die Vernetzung mit den anderen Vorzimmern lernst du kennen und kannst dich eng austauschen. Ihr Profil Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau (w/m/d) für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte (w/m/d) oder eine vergleichbare Ausbildung mit mindestens gutem Prüfungsergebnis Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im oben genannten Aufgabengebiet in deiner Rolle als Assistenz oder Vorzimmerkraft Sicherer Umgang mit den Microsoft Office Anwendungen Word, Excel und Power Point Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift mit adressatengerechter Ausdrucksweise Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift VON VORTEIL SIND: Hohe Auffassungsgabe, Selbstständigkeit und Organisationsgeschick Ein verbindliches Auftreten sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit unterschiedlichen Menschen Erfahrung im Umfeld von behördlichen Prozessen und Arbeitsweisen idealerweise aus der Arbeit in einer Behörde (bsp. Veraktung/Erlassbearbeitung…) Erfahrung in einem technischen Umfeld, bestenfalls in der Informationstechnologie mit Kenntnis relevanter technischer Begrifflichkeiten Erfahrung in der Nutzung von Atlassian Confluence Unser Angebot Tarifbeschäftigung in der Entgeltgruppe E 7 TVöD Bund (je nach beruflicher Erfahrung ca. 41.300 Euro bis ca. 50.700 Euro brutto jährlich in Vollzeit) oder verbeamtet bis zur Besoldungsstufe A 7 BBesO ZITiS-Zulage in Höhe von bis zu 1.920 Euro brutto jährlich in Vollzeit Jahressonderzahlung in EG 7 TVöD Bund in Höhe von 90 % brutto der monatlichen Gesamtvergütung bei Erfüllung der Voraussetzungen Unsere Benefits: Kernzeitfreie Arbeitszeit Kein Dresscode Technische Ausstattung Zuschuss zum Jobticket Hunde willkommen Hohes Fortbildungsbudget Home-Office Und vieles mehr … Hier Bewerben DEINE ANSPRECHPARTNER: Nadine Krone Personalgewinnung@ZITiS.Bund.de Mobil: 01511 59 29 256

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