Öffentlicher Dienst: (Senior) Office Manager:in – Sekretariat Klinik Urologie (all genders) in Hamburg von Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf gesucht
Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) sucht einen engagierten (Senior) Office Manager:in für das Sekretariat der Klinik Urologie (all genders). Das UKE ist nicht nur eine der führenden Universitätskliniken in Deutschland, sondern auch ein Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden ein wertschätzendes und individuelles Arbeitsumfeld bietet. Hier arbeiten rund 15.300 Mitarbeiter:innen daran, die Gesundheitsversorgung kontinuierlich zu verbessern.
Die ausgeschriebene Position beinhaltet vielfältige Aufgaben. Dazu gehören allgemeine Sekretariatsaufgaben wie die Bearbeitung von Post und E-Mails in Deutsch und Englisch. Auch die Erstellung von Briefen nach Diktat und eigenständig gehört zum Alltag des Office Managers. Überdies wird die Verwaltung von Gutachtenaufträgen, die Organisation von Fortbildungen und Dienstreisen sowie die Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung eine wichtige Rolle spielen. Zu den Aufgaben zählt zudem die Betreuung des Oberarztsekretariats und die Planung von Sprechstunden.
Das Profil der idealen Kandidatin oder des idealen Kandidaten umfasst eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder im Büromanagement sowie fundierte Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur. Gute MS Office-Kenntnisse, idealerweise auch Erfahrungen mit SAP, MyMedis und Soarian, sind ebenfalls essentiell. Bewerber:innen sollten sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift mitbringen und eine strukturierte, flexible Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit mitbringen.
Das UKE bietet eine attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA und einen krisensicheren Arbeitsplatz in einem sich ständig weiterentwickelnden Umfeld. Neben einer strukturierten Einarbeitung und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten wird auch ein familienfreundliches Arbeitsumfeld geboten. Zuschüsse zum Deutschlandticket und zahlreiche Gesundheitsangebote runden das Angebot ab. Willkommen im UKE – gestalten Sie mit uns die Zukunft der Gesundheitsversorgung!
Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.Willkommen im UKE. Aufgaben
Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Bearbeitung der Posteingänge einschließlich der E-Mails in Deutsch und Englisch, Überwachung der Wiedervorlage, Ablage, Schriftverkehr in Deutsch und Englisch, Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen in Deutsch und Englisch
Erstellung von Briefen nach Phono-Diktat (Deutsch/Englisch) und selbstständig
Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung
Verwaltung von Gutachtenaufträgen, Kongressen, Fortbildungen und Dienstreisen (Planung und Abrechnung)
Betreuung des Oberarztsekretariats und Vertretung im Chefsekretariat
Organisatorisch zuständig für Gäste, Hospitant:innen und Famulant:innen
Planung der privaten Sprechstundentermine
Bestellung von Büromaterial
Profil
Abgeschlossen Ausbildung zum/zur Verwaltungsangestellten, zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
Fundierte Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur
Gute MS Office-Kenntnisse sowie idealerweise Kenntnisse in SAP, MyMedis und Soarian
Sehr gute Englischkenntnisse, verhandlungssicher in Wort und Schrift
Strukturierte Arbeitsweise, Flexibilität, Kommunikations-, Teamfähigkeit, Serviceorientiertheit, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in deutscher und englischer Sprache, Organisationsgeschick
Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände
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