Öffentlicher Dienst: (Fremdsprachen-)Sekretär:in (w/m/d) in Nordrhein-Westfalen

Das Forschungszentrum Jülich sucht aktuell eine engagierte Person als (Fremdsprachen-)Sekretär:in für das Institut für Bio- und Geowissenschaften – Biotechnologie (IBG-1). In einem der größten Forschungszentren Europas tragen Sie aktiv zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderungen bei. Gemeinsam mit rund 7.500 Kolleg:innen gestalten Sie den Wandel in einer digitalisierten und klimafreundlichen Zukunft.

Ihre Aufgaben sind vielfältig: Sie kümmern sich um allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben wie Korrespondenz, Terminplanung und die Pflege interner Datenbanken. Auch die organisatorische Vorbereitung von Meetings und Dienstreisen gehört zu Ihrem Alltag. Dabei wird ein sicherer Umgang mit deutscher und englischer Sprache vorausgesetzt. Ihre Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend, um die Korrespondenz sowohl in Wort als auch in Schrift kompetent zu abwickeln.

Das ideale Profil für diese Position? Eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation ist wünschenswert. Sie sind fit im Umgang mit gängigen PC-Anwendungen und bringen ein gutes Organisationstalent mit.

Auf Sie wartet ein sicherer Arbeitsplatz im Grünen, der Raum für persönliche und fachliche Entwicklung lässt. Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub sorgen für eine ausgewogene Work-Life-Balance. Ihr Engagement wird durch ein umfassendes Gesundheitsmanagement und die Möglichkeit des ortsflexiblen Arbeitens belohnt.

Das Forschungszentrum Jülich legt großen Wert auf ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld. Bewerben Sie sich also zeitnah über unser Online-Portal und werden Sie Teil eines internationalen Teams, das sich für eine nachhaltige Zukunft einsetzt!

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Jobtitel

(Fremdsprachen-)Sekretär:in (w/m/d)

Unternehmen

Forschungszentrum Jülich

Vollständige Stellenbeschreibung

Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.500 Kolleg:innen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns! Am Institut für Bio- und Geowissenschaften – Biotechnologie (IBG-1) arbeiten wir auf dem Gebiet der Weißen Biotechnologie. Wir nutzen das biokatalytische Potenzial von Mikroorganismen und Enzymen für die Entwicklung nachhaltiger Produktionsprozesse in einer biobasierten Wirtschaft. Wir sind beteiligt an zahlreichen internationalen Projekten, die sich mit zukunftsweisenden Fragestellungen beschäftigen. Sie suchen eine neue Herausforderung und haben Lust, uns bei dieser Aufgabe zu unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Verstärken Sie unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt als (Fremdsprachen-)Sekretär:in (w/m/d) in Teilzeit mit 20–26 Stunden / Woche Ihre Aufgaben: Wir suchen für diese Aufgabe eine engagierte Person, die sich in standardisierten Prozessen sehr gut zurechtfindet und motiviert ins Team einbringt. Ihre abwechslungsreichen Aufgaben im Detail: Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (Korrespondenz, Telefonzentrale und Terminplanung) Pflege von internen Datenbanken, die für die Abläufe innerhalb der Administration von zentraler Bedeutung sind (z. B. Publikationsdatenbank, Personalübersichten, u. v. m.) Anmeldung von Master- und Bachelorarbeiten an den kooperierenden Universitäten Organisatorische Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings (inklusive Einholung von Angeboten zur Bewirtung, Hotelbuchung etc.), Terminen, Dienstreisen und Workshops sowie wissenschaftlichen Veranstaltungen Abwicklung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift Organisation von Dienstreisen inklusive Buchungen und Reisekostenabrechnung Pflege von Akten und Verwaltung von Dokumenten Betreuung von Gästen und Kooperationspartnern Unterstützung des Institutsbereiches bei Personal- und Finanzangelegenheiten Ihr Profil: Abschluss als staatlich anerkannte:r / geprüfte:r Fremdsprachensekretär:in / Europa-Sekretär:in (Englisch) oder Nachweis der Englischkenntnisse (mindestens B2-Level); alternativ ist eine kaufmännische Ausbildung wünschenswert Sicherer Umgang mir den gängigen PC-Anwendungsprogrammen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook); Erfahrung mit digitalen Verwaltungs- und Buchungssystemen von Vorteil Ausgeprägtes Organisationtalent, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Freude an verantwortungsbewusstem und eigenständigem Arbeiten sowie Problemlösungskompetenz Stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit, respektvoller Umgang mit allen Mitarbeitenden in einem internationalen und diversen Arbeitsumfeld Sehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache (Englischzertifikat [mindestens B2], Deutsch mindestens auf C1-, besser auf C2-Niveau) Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Diskretion, Belastbarkeit sowie souveränes und freundliches Auftreten Ein gutes Verständnis von bzw. Abläufen in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Hochschul- bzw. Universitätsumfeld sind wünschenswert Begeisterung für Technik, digitale Trends und Innovationen Erfahrung im Umgang mit Social-Media-Plattformen wünschenswert Unser Angebot: Wir arbeiten an hochaktuellen, gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch: Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleg:innen sowie zum sportlichen Ausgleich neben der Arbeit bietet Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld Vielseitige und abwechslungsreiche Aufgaben mit eigenem Gestaltungsspielraum Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik Flexible Arbeitszeitgestaltung sowie eine Teilzeittätigkeit, die individuell zwischen mindestens 20 und biszu 26 Wochenstunden ausgestaltet werden kann – geben Sie Ihre gewünschten Wochenstunden gerne bereits in Ihrer Bewerbung an 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit vom gewählten Arbeitszeitmodell) sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei Zusammenarbeit in einem motivierten, internationalen Team Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten ist grundsätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit denanstehenden Aufgaben und (Vor-Ort-)Terminen gegeben Nach einer zweijährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie unsgemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe E 3, ggf. übertariflich E 5 (ohne Englischnachweis) oder E 8 (mit Englischnachweis) nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: go.fzj.de/bmi.tvoed. Die monatlichen Entgelte in Euro finden Sie gebündelt hier: go.fzj.de/bmi.tvoed.entgelt. Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: go.fzj.de/Benefits. Kontakt: Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z. B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potenziale verwirklichen können, ist uns wichtig. Weitere Informationen zu Vielfalt und Chancengerechtigkeit finden Sie unter https://go.fzj.de/diversitaet. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Die Position ist bis zur erfolgreichen Besetzung ausgeschrieben. Bitte bewerben Sie sich daher möglichst zeitnah über unser Online-Bewerbungsportal. Kontaktformular: Falls Ihre Fragen bisher nicht über unsere FAQs beantwortet werden konnten, schicken Sie uns gerne eine Nachricht über unser Kontaktformular. Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen keine Bewerbungen per E-Mail angenommen werden können. www.fz-juelich.de

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