Öffentlicher Dienst: Assistenz (m/w/d) für den Vorstand in München, Bayern von Bayerischer Volkshochschulverband e. V. gesucht
Öffentlicher Dienst: Assistenz (m/w/d) für den Vorstand in München
Der Bayerische Volkshochschulverband e. V. (bvv) ist die zentrale Anlaufstelle für die 180 bayerischen Volkshochschulen, die es Bürger*innen ermöglichen, an Bildung und Kultur teilzuhaben. Als größte Dachorganisation der Erwachsenenbildung in Bayern repräsentiert der bvv die Interessen seiner Mitglieder gegenüber öffentlicher, politischer und medialer Öffentlichkeit. Um die umfassenden Dienstleistungen und Fortbildungen für die Volkshochschulen weiter auszubauen, sucht der Verband eine Assistenz (m/w/d) für den Vorstand.
Diese Position umfasst 19,5 Wochenstunden, mit der Möglichkeit, diese auf bis zu 10 Stunden pro Woche zu erweitern. Die Hauptaufgaben der Assistenz beinhalten die Organisation des Vorstandssekretariats, was sowohl das Terminmanagement für die beiden hauptamtlichen Vorstände als auch die Vor- und Nachbereitung von Gremienterminen betrifft. Zudem wird die Assistenz in die Planung und Durchführung interner Veranstaltungen einbezogen und trägt zur Erstellung von Sitzungsprotokollen sowie zur Vorbereitung der jährlichen Mitgliederversammlung bei.
Gesucht wird eine Person mit einer abgeschlossenen, mindestens dreijährigen kaufmännischen Ausbildung im Büromanagement oder einer vergleichbaren Qualifikation. Vorerfahrungen auf der Geschäftsleitungsebene sind von Vorteil. Zu den geforderten Fähigkeiten zählen ein sicheres und freundliches Auftreten, eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse.
Der bvv bietet nicht nur eine vergütete Position nach TVöD EG 9a, sondern auch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, bis zu 50 % im Home-Office zu arbeiten. Wenn Sie Teil eines engagierten Teams werden und aktiv zur Förderung der Erwachsenenbildung in Bayern beitragen möchten, dann könnte dies die ideale Möglichkeit für Sie sein.
Der Bayerische Volkshochschulverband e.V. (bvv) ist die staatlich anerkannte Landesorganisation der bayerischen Volkshochschulen (vhs) und größter Dachverband der Erwachsenenbildung in Bayern. 180 Volkshochschulen sind Mitglied im Verband. Volkshochschulen ermöglichen allen Bürger*innen flächendeckend Teilhabe an Bildung, Kultur und am öffentlichen Leben. Als Dachorganisation obliegt der bvv-Geschäftsstelle mit Sitz in München die Interessensvertretung und Repräsentanz der bayerischen Volkshochschulen gegenüber der Öffentlichkeit, Presse, Partnern und Politik. Unseren Mitgliedseinrichtungen bieten wir umfangreiche Dienstleistungen und Fortbildungen an.Der Verband und die Geschäftsstelle werden von einem hauptamtlichen Vorstand (Doppelspitze) geleitet. Für diesen sucht der bvv zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d). Der Stundenumfang beträgt 19,5 Wochenstunden. Eine Bereitschaft zur projektbezogenen, gelegentlichen und befristeten Aufstockung ist gewünscht (max. 5 – 10 Wochenstunden).Wir suchen Sie alsAssistenz (m/w/d) für den Vorstand (19,5 Wochenstunden, EG 9a TVöD, unbefristet) Aufgaben
Vorstandssekretariatsaufgaben inkl. Büro-Organisation, Termin- und Informationsmanagement für zwei hauptamtliche Vorstände sowie für die beim Vorstand angesiedelte Stabsstelle Rechts- und Grundsatzfragen
Vor- und Nachbereitung von Gremienterminen (wie z. B. Aufsichtsrat) und geschäftsstelleninternen Veranstaltungen (z. B. Geschäftsstellenkonferenzen, Betriebsausflug) inkl. der regelmäßigen Erstellung von Sitzungsprotokollen
Unterstützung bei der Vorbereitung der jährlichen Mitgliederversammlung
Eigenverantwortliche Recherche, Aufbereitung und Entwicklung von Konzepten und Sitzungsvorlagen
Unterschriftsreife Ausformulierungen, Briefentwürfe und Mitteilungen
Profil
Abgeschlossene mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung Büromanagement oder ein vergleichbarer Abschluss
Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position auf Geschäftsleitungsebene
Sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten
Selbstständige, initiative, eigenverantwortliche, sorgfältige und qualitätsbewusste Arbeitsweise
Ausgeprägte und vorausschauende Organisationskompetenz, hohe Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit und Loyalität sowie schnelle Auffassungsgabe
Sicherheit im Formulieren von Sachtexten, Briefen und Reden
Teamfähigkeit
Sehr gute MS Office-Kenntnisse (MS Office und MS Teams) sowie die Bereitschaft zur Einarbeitung in fachspezifische Programme, z. B. KuferSQL oder DATEV
Deutschkenntnisse mind. Niveaustufe C2 (GER)
Wir bieten
Einen interessanten und vielseitigen Arbeitsplatz bei der größten Landesorganisation der Erwachsenenbildung in Bayern
Vergütung nach TVöD EG 9a mit Zusatzversorgung und München-Zulage
Förderung von privater und beruflicher Fort- und Weiterbildung
Einbindung in ein motiviertes und engagiertes Team
Möglichkeit zum anteiligen Arbeiten im Home-Office (bis zu 50 %)
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