Öffentlicher Dienst: Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassistent (Büro) als Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) – Messe & Kongress in Karlsruhe, Baden-Württemberg von Karlsruher Messe- und Kongress GmbH gesucht

Die Karlsruher Messe- und Kongress GmbH sucht derzeit eine engagierte Kauffrau / einen Kaufmann für Büromanagement, Managementassistent oder Wirtschaftsassistent (Büro) als Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) im Bereich Messe & Kongress. Der Arbeitsplatz befindet sich in Karlsruhe, einem der etabliertesten Messe- und Kongressstandorte Deutschlands, der sich in einer der stärksten Wirtschaftsregionen Europas befindet.

In dieser Rolle erwartet Sie ein vielseitiges Aufgabenspektrum in einem dynamischen Umfeld. Sie werden die Geschäftsführung sowie das Legal & Corporate Affairs-Team in organisatorischen und administrativen Belangen unterstützen. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem die Organisation von Besprechungen sowie das Dokumentenmanagement, einschließlich der Verwaltung von Ablagen und Wiedervorlagen.

Ebenfalls wichtig ist die Mitwirkung an der Erstellung von Gremienvorlagen und der Verfassung von Korrespondenz und Präsentationen. Dabei haben Sie auch die Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung der Prozesse im Team mitzuwirken und sogar eigenständig Sonderprojekte im Bereich Nachhaltigkeit zu betreuen.

Um für diese Position geeignet zu sein, benötigen Sie eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich, idealerweise ergänzt durch Berufserfahrung. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine präzise Rechtschreibung sind unerlässlich.

Wir bieten Ihnen ein positives Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und umfassenden Weiterbildungsmöglichkeiten. Zudem profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge und einem attraktiven Gesundheitsmanagement. Inmitten einer grünen Stadt mit hoher Lebensqualität erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben in einem aufgeschlossenen Team. Die Karlsruher Messe setzt sich aktiv für Chancengleichheit ein und vergütet Ihre Leistung nach TVöD.

Zur kompletten Jobbeschreibung … *

Jobtitel

Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassistent (Büro) als Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) – Messe & Kongress

Unternehmen

Karlsruher Messe- und Kongress GmbH

Vollständige Stellenbeschreibung

Die Messe Karlsruhe zählt in Deutschland zu den etablierten Messe- und Kongressstandorten und ist ein führender Veranstalter in einer der stärksten Wirtschaftsregionen Europas. Neben einer Vielzahl von Eigenveranstaltungen sind wir auch für die professionelle Durchführung von nationalen und internationalen Gastmessen und Gastkongressen bekannt.Zur aktiven Mitwirkung in unserem Stabsbereich Legal & Corporate Affairs suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eineKauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassistent (Büro) als Teamassistenz / Office Manager (m⁠/⁠w⁠/⁠d) – Messe & Kongress
in Teilzeit 60% unbefristetIn Ihrer Funktion erwartet Sie ein vielfältiges und breites Aufgabenspektrum in einem dynamischen Umfeld. Sie übernehmen Aufgaben administrativer, organisatorischer und protokollarischer Art für die Geschäftsführung und des Legal & Corporate Affairs-Teams. Als Teil unseres Teams sind Sie nah an strategischen Themen und wirken an der Umsetzung wichtiger Entscheidungen an der Schnittstelle zur öffentlichen Verwaltung mit.
Aufgaben

Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung und des Legal & Corporate Affairs-Teams in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten (z. B. Organisation von Besprechungen und Sitzungen, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement inkl. Ablage)
Mitwirkung bei der Erstellung von Gremien- und sonstigen Vorlagen (insbesondere Lektorat und Korrekturläufe) sowie Erstellung von Korrespondenz und Präsentationen zur Innen- und Außendarstellung
Unterstützung des Legal & Corporate Affairs-Teams bei der Weiterentwicklung der Prozesse und (insbesondere digitalen) Ablagestrukturen sowie des Intranetauftritts des Teams
Mitarbeit im Themenfeld Nachhaltigkeit und ggfs. eigenständige Abwicklung von Sonderprojekten
Sie kümmern sich um alle administrativen und organisatorischen Anforderungen, die der Bürobetrieb vor Ort mit sich bringt
Mitarbeit im Themenfeld Nachhaltigkeit und ggfs. eigenständige Abwicklung von Sonderprojekten

Profil

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder im Verwaltungsbereich, beispielsweise Kaufmann für Büromanagement, Kaufmann für Bürokommunikation, Managementassistent, Kaufmännischer Assistent / Wirtschaftsassistent (Büro), Verwaltungsfachangestellter (m⁠/⁠w⁠/⁠d) oder Ähnliches
Idealerweise Berufserfahrung in ähnlicher Position oder in der Verwaltung sowie juristische (Grund-)Kenntnisse
Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift – Rechtschreibung und Zeichensetzung beherrschen Sie perfekt
Verschwiegenheit, Loyalität, eine ausgeprägte Teamfähigkeit sowie eine zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise zeichnen Sie aus
Sie sind ein Organisationstalent und haben ein hohes Qualitätsbewusstsein
Sie verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches Auftreten und sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten

Wir bieten

Die Möglichkeit in einem strategischen Aufgabenfeld mitzuwirken
Ein aufgeschlossenes und motiviertes Arbeitsumfeld
Eine Unternehmenskultur, die durch ein positives, gemeinsames Vorangehen geprägt ist
flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen durch Gleitzeitmodell
Betriebliche Altersvorsorge (Zusatzversorgungskasse des Öffentlichen Dienstes)
Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
Umfangreiches E-Learning-Angebot (kostenlose Online-Kurse für alle Mitarbeitenden)
Betriebliches Gesundheits-Management
Deutschlandticket Job und Fahrradleasing mit Arbeitgeberzuschuss
Betriebliches Gesundheits-Management durch ergonomische Arbeitsplätze und Zuschuss zur Fitnessstudiomitgliedschaft
Mitarbeiter Bonuskarte
Essenszuschüsse in Form von Gutscheinen
Eine grüne Stadt mit hoher Lebensqualität und guter Infrastruktur, in einer Region mit großem Freizeitwert