Öffentlicher Dienst: Mitarbeiter*in im Geschäftszimmer der Abteilungsleitung (m/w/d) in Baden-Württemberg von Stadt Ulm gesucht

*Öffentlicher Dienst: Mitarbeiterin im Geschäftszimmer der Abteilungsleitung (m/w/d) in Baden-Württemberg gesucht**

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiterinnen (m/w/d). Deshalb suchen wir engagierte Persönlichkeiten, die daran interessiert sind, Ulm aktiv mitzugestalten. Aktuell suchen wir in der Abteilung Soziales zur Zentralen Verwaltung einen Mitarbeiter*in im Geschäftszimmer der Abteilungsleitung (m/w/d) in Vollzeit und unbefristet.

Die Abteilung Soziales (SO) ist verantwortlich für die Leistungsbereiche der Jugend- und Sozialhilfe im Rahmen eines innovativen, dezentralen Sozialraumkonzepts. In der Zentralen Verwaltung (SO/ZV) arbeiten wir als Dienstleisterin für die Sozialräume und sorgen gleichzeitig für eine einheitliche Verwaltungssteuerung. Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 7 TVöD.

Ihre Aufgaben umfassen die Koordination und Bearbeitung der elektronischen sowie analogen Posteingänge und -ausgänge. Sie überwachen das zentrale Postfach, nehmen Bürgeranliegen telefonisch entgegen und leiten diese an die zuständigen Stellen weiter. Zudem agieren Sie als erster Ansprechpartnerin im Bereich IT – sei es für Hardwarebestellungen oder PC-Probleme.

Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Koordination von Terminen und die Überwachung von Fristen. Auch das Korrekturlesen von Zeugnissen und Gemeinderatsdrucksachen gehört zu Ihrem Aufgabenbereich.

Ihr Profil: Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder in einem ähnlichen Berufsfeld mit. Kommunikations- und Verhandlungsgeschick sind ebenso wichtig wie selbständiges Arbeiten und gute Microsoft-Office-Kenntnisse.

Wir bieten Ihnen Unterstützung bei der Einarbeitung und ein aufgeschlossenes Team in einer freundlichen Arbeitsatmosphäre. Freiwilligkeitsleistungen, wie das bezuschusste Deutschlandticket und Essensmarken, sind ebenfalls Teil unseres Angebots.

Haben Sie Fragen? Herr Krämer, der Leiter der Abteilung Soziales, freut sich über Ihren Anruf unter 0731/161-5100 oder Ihre E-Mail an a.kraemer@ulm.de.

Weitere Informationen und die Möglichkeit zur Bewerbung finden Sie auf unserem Portal unter karriere.ulm.de. Bewerben Sie sich bis zum 02.09.2025 online mit aussagekräftigen Unterlagen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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Jobtitel

Mitarbeiter*in im Geschäftszimmer der Abteilungsleitung (m/w/d)

Unternehmen

Stadt Ulm

Vollständige Stellenbeschreibung

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit. Wir suchen bei der Abteilung Soziales in der Zentralen Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in im Geschäftszimmer der Abteilungsleitung (m/w/d) Vollzeit, unbefristet Die Abteilung Soziales (SO) organisiert die Leistungsbereiche der Jugend- und Sozialhilfe in der Universitätsstadt Ulm im Rahmen eines dezentralen Sozialraumkonzeptes. Die Zentrale Verwaltung der Abteilung Soziales (SO/ZV) ist Dienstleisterin für die Sozialräume und stellt gleichzeitig eine einheitliche und zielorientierte Verwaltungssteuerung der Abteilung sicher. Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 7 TVöD. Ihre Aufgaben: Koordination, Bearbeitung und Steuerung der elektronischen und analogen Posteingänge und -ausgänge, Überwachung des zentralen Postfachs telefonische Entgegennahme von Bürgeranliegen, Weiterleitung an die zuständigen Stellen und ggfs. deren Beantwortung erste*r Ansprechpartner*in im Bereich IT als „Informations- und Kommunikationskoordinator*in“ (IuK) für einzelne Organisationseinheiten, bspw. für Hardwarebestellungen, Zugänge für neue Mitarbeitende, allgemeine Bearbeitung bei PC-Problemen Koordination und Vorbereitung von Terminen, Terminüberwachung, Zuarbeiten, Korrekturlesen von Zeugnissen, Gemeinderatsdrucksachen etc. Fehlzeitenerfassung inkl. Urlaubsberechnung bei Änderung der Arbeitszeit, Einzelfallabklärungen Ihr Profil: abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Ausbildung Kommunikations- und Verhandlungsgeschick selbständiges Arbeiten gute Microsoft-Office-Kenntnisse Wir bieten: Unterstützung bei der Einarbeitung ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet mit Offenheit für innovative Gestaltungswünsche ein aufgeschlossenes Team mit einer freundlichen Arbeitsatmosphäre Freiwilligkeitsleistungen (bezuschusstes Deutschlandticket, Essensmarken, Dienstrad-Leasing) und vieles mehr Fragen beantwortet Ihnen gerne: Herr Krämer, Leiter der Abteilung Soziales, Tel. 0731/161-5100, E-Mail: a.kraemer@ulm.de. Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der KW 37 statt. Weitere Infos: Die Stadt unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrer Behinderung, Ihres Geschlechts oder Ihrer sexuellen Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Erfahren Sie mehr über Arbeiten und Ausbildung bei der Stadt Ulm unter karriere.ulm.de. Wir fördern die Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Daher wird bei dieser Ausschreibung zuerst ein internes Auswahlverfahren durchgeführt. Externe Bewerbungen werden erst nach erfolglosem Abschluss des internen Verfahrens berücksichtigt. Bitte bewerben Sie sich mit aussagefähigen Unterlagen ausschließlich online über unser Bewerbungsportal bis zum 02.09.2025 . Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.

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