Öffentlicher Dienst: Sekretär/ Sekretärin (m/w/d) der Bereichsleitung in Potsdam, Brandenburg von gesucht

Öffentlicher Dienst: Sekretär/Sekretärin (m/w/d) der Bereichsleitung in Potsdam

Der Kommunale Immobilien Service (KIS), ein Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n *Sekretärin für die Bereichsleitung. Mit rund 250 Mitarbeitenden verwaltet der KIS über 450 Einzelobjekte, dazu gehören Schulen, Kindergärten und Kulturstätten. Die Stadt investiert in den nächsten vier Jahren über 350 Millionen Euro** in die städtische Infrastruktur, wobei der Schwerpunkt auf nachhaltigem und energieeffizientem Bauen liegt.

In der Rolle des Sekretärs/der Sekretärin sind Sie für das Büromanagement und die Bürokommunikation verantwortlich. Zu Ihren Aufgaben zählen die Organisation aller Sekretariatsabläufe, die Terminplanung sowie die Erstellung von Protokollen bei Besprechungen. Zudem sind Sie der erste Ansprechpartner für die Bereichsleitung und unterstützen diese in all ihren Anliegen. Auch die Bearbeitung von Post und die Wirtschaftlichkeit im Umgang mit Büromaterial gehören zu Ihren täglichen Aufgaben.

Was bringt die Stelle mit sich? Eine faire tarifliche Vergütung nach dem TVöD – VKA in der Entgeltgruppe 6 sowie zahlreiche Vorteile wie flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub. Durch die Gleitzeitregelung und mobile Arbeitsmöglichkeiten können Sie die Work-Life-Balance optimal gestalten. Zudem wird eine gezielte Fortbildung und ein strukturiertes Einarbeitungsmanagement angeboten.

Für diese Stelle sollten Sie eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Bürokommunikation oder Verwaltung vorweisen und bereits Erfahrungen in der Organisation von Büroabläufen mitbringen. Ihre Kommunikationskompetenz und Zuverlässigkeit sind dabei von entscheidender Bedeutung.

Ergreifen Sie die Chance, Teil eines dynamischen Teams in einer wachsenden Stadt zu werden!

Zur kompletten Jobbeschreibung … *

Jobtitel

Sekretär/ Sekretärin (m/w/d) der Bereichsleitung

Unternehmen

Vollständige Stellenbeschreibung

Arbeiten für Potsdamvielseitig, flexibel, bürgernahDer Kommunale Immobilien Service (KIS), Eigenbetrieb der Landeshauptstadt PotsdamDer Kommunale Immobilien Service (KIS) als Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam betreut mit rund 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den kommunalen Immobilienbestand in den Bereichen Bauinvestitionen, Bauunterhaltung und Gebäude- sowie Dienstleistungsmanagement. Aktuell kümmert sich der KIS um 450 Einzelobjekte wie Schulen, Kindertagesstätten, Verwaltungsgebäude, Jugend- und Kultureinrichtungen, Feuerwachen und Sportanlagen und investiert in den kommenden vier Jahren über 350 Mio. Euro in die städtische Infrastruktur. Augenmerk liegt dabei auf dem nachhaltigen und energieoptimierten Bau und Betrieb der städtischen Liegenschaften.Der Kommunale Immobilien Service der Landeshauptstadt Potsdam sucht für den Bereich Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/ eineSekretär/ Sekretärin (m/w/d) der BereichsleitungKennziffer 843.000.02
AufgabenBüromanagement und Bürokommunikation:

Organisation des Ablaufs aller im Sekretariat anfallender Tätigkeiten
Bearbeitung und Weiterleitung des Posteinganges bzw. Postausganges
Terminplanung, -vorbereitung und –kontrolle
Ansprechpartner*in (m/w/d) für die Bereichsleitung in allen Sachfragen
Vor- und Nachbereitung von Terminen, Workshops, Arbeitsbesprechungen inkl. Aufnahme und Erstellen von Protokollen
Unterstützung und Entlastung der Vorgesetzten von allgemeiner Büro- und Routinearbeit (Zusammenstellung von Unterlagen, Unterschriftsdurchläufe, Druckaufträge etc.)
Aufbereitung und Weitergabe dienstlicher Informationen an die jeweilig zuständigen Empfänger, Nutzung der aktuellsten Bürokommunikationsmedien
Beschaffung und wirtschaftliche Verwaltung von Büromaterial und Schriftgut
fachgerechter, wirtschaftlicher und umweltgerechter Einsatz von Verbrauchs- und Arbeitsmitteln sowie deren Beschaffung und Entsorgung

Teilsachbearbeitung:

vorbereitende Zusammenstellung von fallbezogenen Vorgängen bei Fällen, die durch die Bereichsleitung geklärt werden
Erteilen von Auskünften an Bürger und Bürgerinnen

Profil

abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte*r (m/w/d) für Bürokommunikation, Bürokaufmann*frau (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellte*r (m/w/d) oder Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d)
einschlägige Berufserfahrungen im genannten Aufgabengebiet
Erfahrungen in der Organisation von Büroabläufen und Bürokommunikation
sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
selbständige, strukturierte Arbeitsweise
Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit Standardsoftware
Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
Teamfähigkeit und Dienstleistungskompetenz
Kommunikations- und Kooperationskompetenz
hohe Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen

Wir bieten

ein attraktives Gehaltspaket mit fairer tariflicher Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD – VKA) in der Entgeltgruppe 6, mit jährlicher Sonderzahlung und Prämie, betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen und einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum VIP-Firmenticket für das Tarifgebiet Potsdam AB
Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
bis zu 50 % Mobile Work: „Entscheidend ist Ihr Arbeitsergebnis – nicht der Arbeitsort“
Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und internen Betriebssportangeboten
Team-Tage und weitere Mitarbeiter*innen-Events
strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot