Öffentlicher Dienst: Sekretär:in / Assistenz in Vollzeit (all genders) in Bayern von Max-Planck-Institut gesucht
Das Max-Planck-Institut für Quantenoptik in Garching bei München zählt zu den führenden Forschungsinstituten im Bereich der Laser- und Quantenforschung. Mit zwei Nobelpreisträgern und etwa 350 Beschäftigten ist es ein Hotspot für innovative Forschung. Aktuell sucht die wissenschaftliche Gruppe von Prof. Monika Aidelsburger eine:n Sekretär:in / Assistenz in Vollzeit, um das Team zu unterstützen.
In dieser Vollzeitstelle, die zunächst auf zwei Jahre befristet ist, sind abwechslungsreiche Aufgaben zu erwarten. Du wirst das Sekretariat organisieren und allgemeine Verwaltungsaufgaben in enger Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Personal übernehmen. Dazu gehört auch die selbständige Bearbeitung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch. Außerdem betreust du die Mitarbeitenden und Gastwissenschaftler:innen und organisierst Dienstreisen sowie Reisekostenabrechnungen.
Ein wenig über deinen Werkzeugkasten: Du bringst eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder Verwaltungsberuf mit, idealerweise als Fremdsprachensekretär:in. Erfahrungen in der Bürokommunikation sind vorteilhaft, und du solltest ein echtes Organisationstalent mitbringen. Gute Microsoft-Office-Kenntnisse und sehr gute Sprachkenntnisse sind ebenfalls unerlässlich.
Was das Angebot betrifft, erhältst du eine Vergütung nach dem TVöD, dazu 30 Tage Jahresurlaub sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester. Du profitierst von einer Betrieblichen Altersversorgung und einer hervorragenden Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.
Das Umfeld des Instituts ist durch seine internationale Ausrichtung geprägt, und du wirst Teil eines dynamischen Teams, das sich auf kreative Lösungen und interkulturellen Austausch freut. Bist du neugierig geworden? Dann lade deine Bewerbungsunterlagen digital als PDF in unserem Online-Bewerberportal hoch. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Das Max-Planck-Institut für Quantenoptik mit Sitz in Garching bei München zählt zu den führenden Forschungsinstituten auf dem Gebiet der Laser- und Quantenforschung. Das Institut mit derzeit zwei Nobelpreisträgern und rd. 350 Beschäftigten besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die sich theoretisch und experimentell mit Themen von Attosekundenphysik bis hin zum Quantencomputing beschäftigen. Für die wissenschaftliche Gruppe von Frau Prof. Monika Aidelsburger suchen wir ab sofort eine:n Sekretär:in / Assistenz 50% – 100% (all genders) in Vollzeit. Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Ihre Aufgaben: Organisation des Sekretariats Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben in enger Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Personal des Instituts Selbständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Betreuung von Mitarbeitenden sowie von Gastwissenschaftler:innen (national und international) Organisation von Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnungen Unterstützung des internationalen Abteilungsteams von Studierenden, Doktorand:innen, Postdoktorand:innen und Gastwissenschaftler:innen Personaladministration: Vorbereitung von Personalentscheidungen nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten Organisation von wissenschaftlichen Konferenzen oder Meetings Administrative Koordination von Haushalts- und Drittmittelprojekten sowie Bestellungen und Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder Drittmittelabteilung Aktive und eigenständige Mitarbeit an aktuellen Projekten, unter anderem im Bereich der Digitalisierung Pflege und redaktionelle Betreuung von institutsspezifischen Webseiten Datenauswertungen und Datenmanagement Unterstützung bei wissenschaftsnahen Themen bis hin zu praktischen Alltagsfragen wie Visaformalitäten oder Wohnungssuche Ihr Werkzeugkasten: Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder Verwaltungsberuf (z. B. Fremdsprachensekretär:in) bzw. vergleichbare Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen Berufserfahrung in der Bürokommunikation erwünscht Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf neue Situationen einzustellen Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Bereitschaft zum selbständigen und gewissenhaften Arbeiten Offenheit und Freude an kreativen Lösungen Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift Gute Microsoft-Office-Kenntnisse Freundliches, zuverlässiges und serviceorientiertes Auftreten Aufgeschlossenheit und Geschick im Umgang mit Menschen unterschiedlichster Kulturen Interesse an interkulturellen Begegnungen und internationaler Zusammenarbeit Eine Persönlichkeit, die Freude daran hat, unser Team mit Kreativität, Organisationstalent und Herz zu unterstützen Unser Angebot: Vergütung erfolgt entsprechend Befähigung und fachlicher Eignung gemäß TVöD bis max. E 8. Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes (Bundesdienst) 30 Tage Jahresurlaub, zusätzlich freie Tage an Heiligabend und Silvester Betriebliche Altersversorgung (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder) Work-Life-Balance durch Gleitzeit Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und monatlicher Zuschuss zum Jobticket möglich Persönliche und fachliche Weiterbildungsprogramme Offene Arbeitsatmosphäre im internationalen Umfeld unserer Forschungseinrichtung auf dem Campus in Garching Kantine, Fitnessraum, kostenfreie Parkplätze Ein nettes, dynamisches, internationales Team, das eng zusammenarbeitet, viel Spaß hat und sich sehr auf Dich freut! Wir sind stolz auf unsere Diversität und freuen uns über Deine Bewerbung unabhängig von Geschlecht und sexueller Identität, Nationalität, Religion, Alter oder Behinderung. Neugierig geworden? Dann freuen wir uns über Deine Bewerbung! Du kannst Deine Bewerbungsunterlagen digital als PDF in unserem Online‑Bewerberportal hochladen. Jetzt bewerben Max-Planck-Institut für Quantenoptik Postfach 13 27 85741 Garching www.mpq.mpg.de
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